Hur kan fakturahantering bli enkelt med automatisering?

En inkommande faktura hanteras i många steg. Traditionellt är fakturahanteringen för många företag långsam, kostsam och kantad av fel. Den måste kontrolleras av leverantörreskontran, inlagd i fakturahanteringsprogram, godkänd av någon behörig, dubbelkontrollerad och lagrad för framtida behov. En sådan besvärlig procedur innebär höga personalkostnader och stor risk för förseningar och fel. När något blir fel och fakturor förblir obetalda skadar det företagets rykte och kan resultera i förseningsavgifter. 

Ni finns molnbaserad automatiseras fakturahantering tillgängligt, och det hjälper till att lösa nyss nämnda problem. Molnet revolutionerar nästan alla aspekter av affärslivet. Det förändrar hur kollegor och kunder interagerar, möjliggör internationellt samarbete och tillåter försäljning av varor över landsgränser

Att effektivisera fakturahanteringsprocessen är nyckeln till att säkerställa en effektiv verksamhet och att räkningar betalas i tid samt att den viktigaste dokumentationen är välorganiserad och varken skadas eller försvinner. Genom att flytta allt pappersarbete till en digital plattform genom automatiseras fakturahantering kan företag lösa ett av sina största problem.

Teknik som tar tid att få fart

Trots det accelererande skiftet till molnet, halkar visa företag bakom. Detta är särskilt negativt avseende fakturahantering, som blivit mer och mer komplext de senaste åren. Fakturor kan nu mottas genom ett antal olika plattformar, så som post, mail, kurir och fax. De måste alla läggas in i samma system manuellt, vilket leder till att det blir fel och pengar betalas flera gånger, flera faktureringar sker, fel summa betalas och fel ordernummer eller fakturanummer anges. 

Ett annat vanligt misstagär att fakturor betalas innan varorna levererats. Manuell fakturahantering är en långsam metod i en värld som rör sig snabbt. Det börjar när en ekonomiavdeln mottar fakturan. De måste verifiera dess innehåll och sedan lägga in fakturadetaljerna i sitt system. Det är bara början, sedan måste fakturan godkännas av överordnade. Detta är i detta skede det finns en överhängande risk att förseningar uppstår. Om företagsledningen har hektiska scheman kan attestering och godkännande försenas flera dagar när andra uppgifter prioriteras. Förseningsavgifter och förstörda leverantörsrelationer kan bli en kostnsam konsekvens. Företag betalar anställda för att manuellt motta fakturor, kontrollera dem med överordnade, ladda upp information och sedan spara dem för framtida användning. Om misstag görs, vilket är oundvikligt, är det kostsamt att rätta till dem. Aberdeen har beräknat att de mest effektiva företagen spenderar i genomsnitt 2,8 dagar på att hantera fakturor till en kostnad av ca. 2.18 US dollar, medan branschsnittet är närmare 9.40 US dollar. De bäst presterande företagens hemlighet? Automatisering av processen, helst i molnet. 

Molnet sparar tid och pengar

Molnbaserad verksamhet sparar mycket tid och pengar genom att förflytta fakturahanteringen. Utskrifts- och postkostnader försvinner och personalen behöver inte längre lägga in information i systemen manuellt. Istället för att fakturorna läggs på hög och glöms bort, eller tappas bort, betalas de automatiskt i tid, vilket skapar goda affärsrelationer. Ni behöver inte betala dyrt för IT-service, så som uppdatering av mjukvaror och bughantering. Tjänsteleverantören gör normalt det på distans. 

Molnet tillåter oändlig skalbarhet till en låg kostnad. Avgifter betalas ofta månadsvis för att undvika dyra installationer av nya servrar när företaget växer. Skalbarhet för molnbaserad fakturahantering tilltalande till snabbväxande små och medelstora företag, ändå är många av de stora företagen på efterkälken, ofta eftersom de använder separata system för varje avdelning. Detta även fast de skulle kunna förenkla sin process genom att centralisera fakturahanteringen till molnet.

Företag som överväger att byta till molnbaserad fakturahantering måste förstå att det inte är så svårt som det låter. Att integrera milnet med ett backend-system är enkelt eftersom output från molnet kan genereras i vilket kodformat som helst. Det spelar ingen roll om det är XML, CSV eller ett kundspecifikt system. Den analytiska kodningen av fakturorna kan göras direkt i molnet och sedan användas i det backend-system som automatiskt genererar fakturorna

Direkta fördelar för ekonomiavdelningen och hela verksamheten

Implementeringen tar inte lång tid eftersom det framförallt är en publik molnmiljö. Så snart systemet är på plats finns det omedelbara fördelar för de anställda på ekonomiavdelningen och i övriga delar av verksamheten eftersom arbetsgången definieras de sparar tid som kan läggas på andra uppgifter. Man kan alltid se vem som hanterar en faktura och hur länge den väntat på godkännande. Det betyder att det finns mycket färre hinder än vid sedvanlig fakturahantering, vilket ofta kräver eftersökande av saknade dokument eller behov av kontakt med upptagna chefer. Eftersom varje document har en verifieringskedja, kan det inte försvinna och det är lättare att spara och ta fram igen. 

För kunder blir systemet mer tydligt. Allt de behöver är en app som ansluter till backofficet med den molnbaserade fakturalösningen. Det betyder att användare kan komma åt sina fakturor direkt ch fakturahanteringen blir mer öppen och synlig. Allt som krävs för att lägga till en användare är att skapa en ny mail och ett användarnamn, sedan får personen tillgång till systemet. Lika enkelt är det att ta bort en användare. 

Det första steget på vägen mot att hitta en passande molnbaserad lösning är att välja flera potentiella leverantörer och jämföra deras tjänster. Nästa steg är att välja en leverantör och komma igång med den. De flesta organisationer kommer uppleva omedelbara fördelar genom att effektivisera sin fakturahantering. Personalens effektivitet kommer öka, konstnaderna kommer minska och fel i hanteringen kommer uteslutas.