Framtiden för Content Management

Att arbeta med filer och dokument upptar ca 2/3 av en normal arbetsdag. Detta gör att företag blir mer angelägna att arbeta med Enterprise Content Management-System (ECM) för att kunna hantera informationsmängden. Sådana verktyg gör att organisationen kan hantera sina sina dokument på en gemensam prlats. 

Att många företag nu är redo att utveckla, och i vissa fall söka sig bortom, ECM är ett tecken på att allt fler företag söker flexibiliteten i molnbaserad Content Management. Det är ännu tidigt, men molnets kapacitet att öka samarbete, underlätta skapandet av appar och erbjuda permanent lagring till låg kostnad, innebär att det tveklöst representerar framtiden för content management.

ECMs utveckling genom åren

ECM har funnits i ca 25 år och har ständigt förbättrats, genom att behålla de viktigaste inslagen i grundmodellen. Företagsledare har många gånger känt sig överväldigade av antalet tekniska funktioner, särskilt då organisationer har varit tvungna att införliva mer än ett ECM. Att klustra flera lager av programvara i ett monolitiskt system har visat sig vara svårt för IT-avdelningar.

Content Managment befinner sig i en övergångsperiod från ECM-tjänster till molnplattformar. Alltfler företag väljer molntjänster eller hybridtjänster för att hantera dokument som passerar genom organisationen. Här väljer man det mest kostnadseffektiva och enkla metoderna - vilket en undersökning av AIIM visar. Hybridmodeller har sina nackdelar dock - som exempelvis var information sparas, avskrivningar på hårdvaruinvesteringen och själva överföringen. Om den görs slarvigt kan det betyda höga kostnader och komplikationer - speciellt om infrastrukturen inte är redo för förändringen. 

Molntjänster är framtiden

All problematik med GCM fick Gartner att överväga om teknologin inte skulle flytta över till molnet i den digitala eran. Undersökningsföretaget kom fram till ett nytt concept, Content Services, som skulle bli molnkompatibla, flexibla och dynamiska. Istället för att acceptera ett självständigt system, skulle företag designa sina egna. Denna terminologi är mindre viktig än insikten om att arbetsmiljön förändras och företag upplever det svårare att hantera den tsunami av innehåll och data från det överflöd av enheter som finns i den digitala transformationens tid. Studier stödjer Gartners uppfattning att premissbaserad ECM byts ut, åtminstone i viss utsträckning. En undersökning med 231 företag utförs av AIIM visade att på stor vilja att förändra innehållshanteringen. Bara 15% av de som deltog i undersökningen sade att de avsåg att byta till en fast baserad lösning, medan 1/3 hade valt en molnbaserad lösning och ytterligare 51% höll på att utveckla en hybridversion som kombinerade en fast baserad lösning med molntjänster. Hybridlösningen är förståelig när man väger in hur mycket pengar som spenderats på de gamla lösningarna. Hybrider kan vara en effektiv tillfällig lösning medan fler fast baserade lösningar flyttar över till molntjänster. Den växande entusiasmen för molnbaserad innehållshantering har gjort att undersökningsorganisationen "Markets and Markets" nu förutspår att den molnbaserade innehållshanteringen ”Enterprise Content Management” (ECM) marknad kommer växa från $9.77 miljarder amerikanska dollar 2017 till $ 34.42 miljarder amerikanska dollar år 2022.

Molntjänster boostar ett antal värdefulla fördelar

En av de drivande idéerna bakom implementeringen av ECM var att placera innehåller online, där det är lättare att komma åt än på papper. Med molnet är innehållet mer tillgängligt. De som arbetar utanför kontoret och inom olika tidszoner, kan enkelt samarbeta eftersom de har tillgång till dokument i molnet var som helt i världen och på flera enheter.

Att arbeta med innehåll i molnet är också lockande för millenials, som kommer utgöra ¾ av alla människor på arbetsmarknaden 2020 och som förväntar sig att använda de mest sofistikerade automatiserade teknologierna. Dessutom kan molnet erbjuda en mycket större skala. I molnet finns ytterligare utrymme tillgängligt när som helst när ett företag vill expandera.

Frigör verksamheten för att åstadkomma mer

Genom att flytta er innehållshantering till molnet, frigörs budgetutrymme som annars tagits upp av de dyra hårdvarorna för fasta lagringsutrymmen. IT-avdelningen spenderar mindre pengar på kostnader för ECM och de behöver inte lägga någon tid på löpande underhåll. De innebär att IT-avdelningen kan fokusera på att göra mer utvecklande arbete för att modernisera användarvänligheten, så som att utveckla anpassade användargränssnitt och nya appar. 

IT är inte den enda avdelningen som upplever fördelar av ett molnbaserat lagringssystem. Molnet gör det lättare att automatisera den Teknik som behövs för leverantörsskulder, avtalshantering, kommunikation och fakturahantering. Innehållshantering I molnet ger tillgång till allt från inventering till servicekontrakt på ett enda ställe och delning sker med behöriga medarbetare. Det möjliggör kommunikation mellan olika avdelnignar på företaget.

Molnet är det senaste

Det finns redan några innovativa exaempel på molnbaserade innehållslösningar som har nöjda kunder med möjlighet att ta del av fördelarna av flexibilitet och service. Istället för att köpa färdiggjorda lagringssystem som inte är anpassade, kan de nu enklare integrera sin innehållshantering och verksamhetsprocess. IBM har sagt att många organisationer tack vara molnet smälter samman med innehåll som tidigare låg separat. Vissa företag tror också att nästa steg I utvecklingen av molnteknologin kommer vara att använda sig av robotar och artificiell intelligens, AI, för att få användbara insikter i verksamheten på ett annat sätt än de gå få genom ’big data’. Utvecklingen av dessa nya verktyg har potential att revolutionera datahantering i molnet. Fördelarna för de företag som lämnar sina gamla system bakom sig och tar steget in i molnet kommer att vara enorma.