Utskrifterna stannar i en allt mer papperslös värld

Begreppet papperslösa kontor är skrämmande för många företag. De känner sig pressade att förvisa allt papper från sina lokaler, eller är rädda att de kommer att misslyckats och för alltid förbli icke-digitala. Men de ska inte känna sig skrämda. Det är bra att tro att papper fortfarande har en viktig roll att spela, även i en papperslös värld, vilken innebär att organisationer genomför så stor del av sin verksamhet som möjligt på nätet. Företag kan gå långt på vägen mot att bli pappersfria utan att behöva överge utskrifter helt och hållet. Även utan att nå digital perfektion kan de spara resurser, påskynda processer och göra det lättare att säkerhetskopiera data.

Ett bättre mål för de flesta företag är att sträva efter att använda betydligt "mindre papper" snarare än att vara helt "papperslösa". Det finns några goda affärsmässiga skäl till att anstränga sig. Den amerikanska miljöbyrån säger att digitala metoder sparar US $ 80 per år per anställd i papper, bläck, toner, lagringsutrymme och porto. Företag sparar på kostnaden för förstöring för känslig information och kanske kan de avstå från hela rum och lagringslokaler. Gartner uppskattade att kostnaden för arkivering, lagring och hämtning av papper för amerikanska företag var mellan US $ 25 miljarder och US $ 35 miljarder. Digitala lagringslösningar finns tillgängliga till mycket lägre kostnad. Det finns också belägg för att kunderna reagerar snabbare på digitala undersökningar och fakturor i motsats till de i pappersform

Tekniken utvecklas och skapar nya sätt att optimera processer på, till stor del genom att företag blir papperslösa, men det behöver inte innebära slutet för utskrifter och användningen av pappersdokument i kontorsmiljöer. Att bestämma vilka dokument som fortfarande behöver skrivas ut är en viktig del av omvandlingen för att bli papperslösa.

Fördelar med molnet

Mindre företag kan lagra alla sina dokument på sina egna servrar, men stora organisationer kommer att behöva molnet, som är idealiskt för papperslösa kontor. Ett molnbaserat dokumenthanteringssystem (DMS) gör att dokument kan taggas digitalt, vilket innebär att de kan hämtas på olika platser utan att behöva göra kopior. Det behöver bara finnas ett samlingsdokument. Med ett DMS är det också omöjligt att förlora eller felplacera dokument, en vanlig företeelse med papperslagring. Med molnet sparas varje ändring direkt och det är enkelt att skapa flera versioner av dokument. Det finns ingen risk för att de förstörs i en brand, eller översvämning. Datasäkerhet kan naturligtvis vara ett problem och företagen måste införa stränga kontroller för tillgången till känslig information.

Ett papperslöst kontor är väl lämpat för flexibla och moderna arbetsmetoder. Företag idag gillar att vara smidiga och byta kontor när ett bättre alternativ uppstår och det är lättare att överföra data digitalt än släpa runt buntar av papper. Digital lagring gör det smidigare att hämta dokument och enklare att säkerhetskopiera dem. De flesta kontorsanställda tillbringar minst en dag i veckan med att arbeta på distans så att kunna komma åt dokument i molnet eller på företagsservern gör deras liv enklare. För internationella team i olika tidszoner skulle det vara praktiskt taget omöjligt att arbeta i samarbete om de förlitade sig på pappersdokumentation. Det är sant att övergången mot ett papperslöst kontor innebär att behöva investera i fler skärmar, och vissa företag drar sig för kostnaden av det, men många akademiska studier visar på en snabb avkastning på investeringen.

Den magiska charmen med papper har sina fördelar

Trots argumenten för att bli papperslösa finns det ett socialt motstånd mot att göra sig av med papper. En studie av 500 brittiska arbetstagare av Toluna-gruppen fann att 84% tog till sig information bättre efter att ha läst den på papper, 83% föredrog det, och 79% fann det mer avkopplande. Försäljningen av e-böcker har minskat kraftigt under de senaste två åren i både USA och Storbritannien allt eftersom läsare upptäcker charmen med pappersböcker, vilket fått dem att kallas den "nya vinylen". Ibland kan digitala versioner uppfattas som kallare och mer opersonliga, de saknar de taktila kvaliteterna hos papper. Argumentet att användning av för mycket papper är skadligt för miljön är också tveeggat. Papper, visar det sig, är det enklaste materialet att återvinna. American Forest and Paper Association (AFPA) säger att 51 miljoner ton skrot återvanns under 2015. AFPA säger att den amerikanska pappersåtervinningen  under 2016 nådde en rekordhög nivå på 67,2 procent. Amerikanerna återvinner i genomsnitt mer än 330 pounds papper per år och fler träd planteras än som förstörs av pappersbruk. Samtidigt återvinns endast 20 procent av de elektroniska apparaterna.

En flexibel inställning är svaret

Företagen kommer att behöva utveckla sina egna policys kring pappersanvändning, men en idé är att tillåta arbetstagare att skriva ut dokument som kräver långa genomläsningar och analyser. Ett exempel är en advokat som är inblandad i komplicerade rättstvister. Om han, eller hon, måste läsa stora mängder korsrefererad information, är det mycket lättare att arbeta på papper än i ett digitalt format. Eller om advokaten vill kommentera känsliga juridiska dokument för hand och sedan förstöra anteckningarna fungerar papper bäst. Omvänt behöver allt som läses inte ses på papper. Officiell dokumentation, såsom fakturor, bör vara papperslös. I vissa fall kommer företagen att behöva en kombination av papperslösa lösningar och papperslösningar. De verkliga farorna med att hackare bryter sig in i digitala system och stjäl data innebär att känslig information bäst kan lagras på papper i ett säkert valv. Om ett företag till exempel vill hålla en ny formel för en skottsäker väst som en väl bevakad hemlighet, kan de behålla en elektronisk post som korsrefererar ett pappersregister med de känsligaste detaljerna. Att använda traditionellt papper kan rädda dem från att förlora sina immateriella rättigheter.

Papper kommer inte att försvinna helt från kontor på lång tid, om någonsin, vilket inte bör vara en källa till självkritik för företag. Ingen ska känna sig pressad till att bli helt papperslös. Företag kan ta stora steg för att minska sin papperskonsumtion, men ändå behålla tillfällen när de föredrar papper framför digitala metoder.