9 anledningar till att det är viktigt att vara ett papperslöst kontor

Att bli ett papperslöst kontor är ett önskvärt mål för de flesta organisationer. Att bli det innebär att minska papperskonsumtionen och målet är att spara mycket pengar, hjälpa miljön och påskynda affärsprocesser. Även om företagen inte uppnår en 100% pappersfri miljö, kan de göra stora framsteg.

Blir ett papperslöst kontor

Att komma igång och starta på rätt bana är den svåra delen. Med noggrann planering kan vilket företag som helst uppnå sina mål. 

1. Tid är pengar och att bli ett papperslöst kontor gör att slöseri kan undvikas

Det finns många fördelar med papperslösa miljöer i den digitala tidsåldern. En av de viktigaste är att det sparar tid för de anställda. Att arkivera dokument innebär inte längre att långsamt skriva ut dem och sedan behöva söka efter dem manuellt senare. Digital lagring kan göras på några sekunder, och hämtning görs med en snabb datorsökning. Minskningen av arbetstid som spenderas på simpla uppgifter är betydande.

2. Spara bade utrymme och pengar. Digital lagring sparar utrymme också. 

De lådor med pappersfiler som har samlats med tiden har krävt arkivskåp och speciella rum. Frigöring av utrymme är en anledning till att papperslösa kontor tenderar att vara billigare, eftersom det inte finns något behov av att investera i plats för lagring. Det finns också massor av andra besparingar, såsom alla årliga kostnader för bläck, toner och porto. Forskning tyder på att dessa kostnader uppgår till i genomsnitt cirka £ 100 per år per anställd. För en stor organisation med 500 anställda, ger det en årlig besparing på £ 50.000 att sluta med pappershantering.

3. Bli digitala för att radera gränser och glömma avstånd 

En ytterligare fördel är att papperslös förvaring i molnet tillåter direkt tillgång över geografiska gränser. Detta är särskilt användbart i multinationella organisationer. Om en anställd i London vill komma åt ett dokument från en medarbetare i Australien, men det är mitt i natten i Sydney, spelar det ingen roll. Med ett papperslöst kontor loggar Londonarbetaren in i företagets molnlagring, söker efter filen och arbetar direkt med den.

4. Stärk säkerheten för datahanteringen 

Papperslös datahantering kan faktiskt vara säkrare också. Företag måste se till att deras data krypteras och placeras i ett privat moln, eller på en företagsdataserver, där det är möjligt att begränsa åtkomsten. Digitala filer riskerar uppenbarligen inte att förstöras i en brand, eller stjälas vid ett inbrott. Säkerheten är dock ett komplicerat ämne, och det finns argument för båda sidor. Vissa företag kan besluta att de vill lagra särskilt känsliga data på papper i säkra valv för att skydda sig mot hackare. Återigen måste mycket eftertanke läggas på att hitta rätt policy för varje organisation

5. Hjälp till att göra världen till en bättre plats genom att bidra till miljön

Det finns utan tvekan fördelar för miljön också. Det genomsnittliga företaget hanterar mer än 10.000 papper per år, vilket motsvarar ett litet träd. Visserligen är argumenten återigen tveeggade. Företag med strikta riktlinjer för återvinning av papper kan minska miljöförlusterna avsevärt, särskilt eftersom träd som används för att göra papper ofta återplanteras. Så, det finns ingen anledning att känna skam över att använda papper för utskrifter, särskilt när stora ansträngningar görs för att minska användningen. Vissa företag anser att papper är ett överlägset format för vissa situationer. Till exempel, när advokater vill undvika att lämna anteckningar i digitalt format, företag som föredrar fysisk skyltning över digitala metoder, eller individer som föredrar att analysera långa och komplexa dokument på papper. För de flesta företag erbjuder en betydande pappersminskning stora fördelar. Men det är inte en enkel förändring att göra. Det är inte möjligt att bli ett papperslöst kontor över en natt trots tillgången till de otaliga verktyg som finns tillgängliga. Noggrann eftertanke krävs och det är bäst att ha tålamod och ta sig tid att få det rätt. Att bli ett papperslöst kontor är en långsam process som vanligtvis tar månader, eller till och med år.

6. Vikten av medarbetarnas förståelse från början

I början är det viktigt att få förståelse från de anställda. Alla måste förstå orsakerna bakom varje förändring eftersom det kommer att påverka allt de gör på jobbet. De måste förstå organisationens nya arbetssätt. De kan till exempel uppmanas att generera rapporter direkt till PDF-filer, eller använda smartphone-appar som tar innehållet på pappersfiler och förvandlar dem till ett digitalt format. Workshops och utbildning är en bra idé. Att bli ett papperslöst kontor kräver en förståelse för digital teknik som stora delar av arbetskraften aldrig har använt tidigare.

7. Avfallshantering och sanning blir enklare 

Nästa steg är att göra sig av med föråldrade material, till exempel gamla pm och manualer. Stor försiktighet måste iakttas för att inte förstöra något som är värdefullt och det är klokt att konsultera revisorer och advokater för att fastställa vad som behöver behållas. De återstående dokumenten måste skannas in, vilket tar mycket ansträngning från början. En skanner med OCR-programvara kommer att kunna skanna dokument automatiskt till sökbara PDF- eller Wordfiler. De måste alla dateras och kategoriseras för enkel hantering.

8. Tillfällig förvaring och sedan förstöring är mycket mer kostnadseffektivt 

Alla dokument som har skannats in i digitala kopior ska sedan flyttas till en lagringsplats på annan plats i en månad, eller två, ifall att det har skett ett misstag i uppladdningsprocessen. När den tilldelade lagringsperioden löper ut kan dokumenten strimlas. Att slänga år av dokumentation i papperskorgen kan vara en gåva för konkurrenter. Ett företag specialiserat på att förstöra dokument kommer att garantera att alla känsliga register förstörs. Se till att de anställda gradvis gå mot en papperslös miljö genom att göra det mer obekvämt att använda papper. Företag bör ta bort skrivare och faxmaskiner och tillhandahålla dualmonitor-set-ups som gör det lättare att läsa flera dokument samtidigt. Personalen bör vara skyldig att registrera sig för papperslösa faktureringsalternativ, så att de kan skicka ut fakturor och kvitton via e-post i stället för att posta dem. Företag kanske vill behålla möjligheten att skriva ut någonstans i byggnaden, men gör det svårare att komma åt verktygen.

9. En rad tekniker löser alla problem

En rad tekniker möjliggör ett digitalt alternativ till papper, för varje aspekt av kontorslivet. Till exempel kan onlinetjänster som eFax och FaxZero ersätta traditionella faxmaskiner, och Google Docs gör det möjligt för kollegor att arbeta samtidigt i ett dokument. Molnbaserade verktyg som SurveyMonkey tillhandahåller kostnadsfria tjänster för att genomföra undersökningar, och filöverföringssystem som Dropbox gör att stora rapporter och fotografier kan delas. Med TurboScan-appen kan anställda ta bilder av dokument med smartphones och sedan skapa PDF-filer och skicka dem via e-post. Detta är bara några exempel på där noggrann eftertanke behövs innan du väljer digitala verktyg. Med hjälp av digital teknik kan hjälpa företag att nå sina papperslösa mål, men de kommer inte att räcka på egen hand. När tekniken kombineras med noggrann planering, kan alla företag sikta mot en pappersfri framtid.