För närvarande har många företag dedikerad personal för datainmatning. Behandlingen av uppgifter kan vara en lång och utdragen uppgift som innebär att gå via post, antingen på papper eller digitalt, och att lägga relevant information i ett system manuellt innan du lämnar in dokumentet fysiskt. Datafångstlösningar gör allt detta automatiskt (med undantag för att lagra det fysiska dokumentet).
En av fördelarna med att göra detta är att den information som tas från dokument och lagras alltid är korrekt. Med precision tar en insamlingslösning data och konverterar automatiskt den viktigaste faktan eller siffrorna till datorvänliga data och lagrar dem i integrerade affärshanteringssystem. För säkerhets skull, inkluderar de flesta alternativ en skannad kopia av den ursprungliga informationen så att personalen manuellt kan kontrollera alla uppgifter som de misstänker kan vara felaktiga.
En annan fördela är att kostnaderna för detta minskar avsevärt. En datafångstlösning kan inte bara utföra uppgiften mycket snabbare än personalen, vilket gör att mer information kan bearbetas, men det kostar också mindre att göra det. Med genomförandet av ett sådant verktyg krävs endast en licensavgift för programvaran och den initiala investeringskostnaden, det finns inget behov av samma antal anställda, som i stället kan användas någon annanstans i verksamheten för att använda sin kunskap till mer komplexa uppgifter. Därför är det tydligt hur en avkastning på investeringen med tiden nästan garanteras.
