Lösningar för datafångst leder digital transformation

När företag börjar lägga fram sina planer för en digital omvandlingsplan är det första steget ofta att investera i en datafångstlösning. Att göra en sådan övergång till en teknisk värld kan vara skrämmande, särskilt när det är det första steget i processen, men avkastningen på investeringen på ett sådant prisvärt verktyg som en datafångstlösning säkerställer att beslutet är vettigt för företag av alla storlekar.

En digital omvandlingsplan tar ett företag in i det moderna företagsklimatet genom att dra nytta av den senaste och bästa tekniken för att få verksamheten att fungera smidigare och med större effektivitet. Genom att följa dessa steg kan företagen utvecklas digitalt och växa parallellt med införandet av mer teknik som hjälper dem att nå alla nya nivåer och nå framgång som, utan teknik, kan tyckas otänkbart.

Datafångst betraktas vanligtvis som ett av de första stegen i en sådan process. Det beror på att det är det första steget när information tas emot i ett företag, men också en av de mest arbetsintensiva och kostsamma. Med datafångstlösningar som skannar all inkommande information och automatiskt lagrar den i företagets system öppnar den dörren till nästa utveckling av en digital omvandlingsplan som ofta kan visa sig vara mer komplicerad och dyrare

För närvarande har många företag dedikerad personal för datainmatning. Behandlingen av uppgifter kan vara en lång och utdragen uppgift som innebär att gå via post, antingen på papper eller digitalt, och att lägga relevant information i ett system manuellt innan du lämnar in dokumentet fysiskt. Datafångstlösningar gör allt detta automatiskt (med undantag för att lagra det fysiska dokumentet).

En av fördelarna med att göra detta är att den information som tas från dokument och lagras alltid är korrekt. Med precision tar en insamlingslösning data och konverterar automatiskt den viktigaste faktan eller siffrorna till datorvänliga data och lagrar dem i integrerade affärshanteringssystem. För säkerhets skull, inkluderar de flesta alternativ en skannad kopia av den ursprungliga informationen så att personalen manuellt kan kontrollera alla uppgifter som de misstänker kan vara felaktiga.

En annan fördela är att kostnaderna för detta minskar avsevärt. En datafångstlösning kan inte bara utföra uppgiften mycket snabbare än personalen, vilket gör att mer information kan bearbetas, men det kostar också mindre att göra det. Med genomförandet av ett sådant verktyg krävs endast en licensavgift för programvaran och den initiala investeringskostnaden, det finns inget behov av samma antal anställda, som i stället kan användas någon annanstans i verksamheten för att använda sin kunskap till mer komplexa uppgifter. Därför är det tydligt hur en avkastning på investeringen med tiden nästan garanteras.