Företagens mobilitet ökar, men utskrifter är fortsatt viktigt

Enterprise Mobility Management (EMM) tar företagen ett steg närmare det gränslösa kontoret. Men alltför många organisationer lägger inte tillräcklig omsorg på att skapa en användarvänlig mobilitetsutskriftslösning som gör det möjligt för anställda att skriva ut dokument när som helst och var som helst. Det är en relativt enkel process när företagen till fullo förstår processen. Rätt mobilitetsutskriftslösning integreras med befintliga EMM-system, vilket sparar kostnader, upprätthåller säkerhet och affärseffektivitet. Mobila utskrifter är en viktig fråga i den snabba digitala världen.

Det må finnas en trend för organisationer att gå mot papperslösa kontor, men det är ovanligt att de slutar skriva ut helt och hållet. Trots viktiga innovationer som DocuSign finns det en mängd instanser när utskrift fortfarande är det bästa alternativet. För att få ut så mycket som i sina lösningar för affärsmobilitet måste företagen se till att mobila arbetstagare får samma privilegier som kontorsanställda. En del av detta är att låta dem skriva ut viktiga dokument när och var de vill med hjälp av mobila enheter

Även på resande fot, en allt populärare trend inom ett antal sektorer och jobbroller, måste man kunna skriva ut. Att se till att man kan göra det effektivt och säkert utan onödiga komplikationer är en viktig del i att uppnå affärsrörlighet för alla företag som vill optimera sitt sätt att arbeta

Arbeta på språng

Mobility management är en förutsättning för en modern organisation. De flesta kontorsarbetare utför idag en betydande del av sitt arbete med mobila enheter utanför från sina kontor. Det finns en växande vilja att arbeta på språng med den enhet som finns till hands. Smartphones, surfplattor och andra bärbara enheter underlättar ett snabbt svar på kundernas behov. I teorin leder utsuddandet av geografiska gränser till minskade kostnader och ökad produktivitet. Det bör också glädja kunderna, särskilt i branscher som bank, försäkring och hälso-och sjukvård, där hur snabbt du kan få tillgång till tjänsten är en av de största skillnaderna.

Men en strategi för företagsmobilitet är inte komplett utan en noggrant genomtänkt mobil utskriftsstrategi. Om enskilda personer kan skriva ut dokument på distans från alla enheter ökar de deras flexibilitet, men alltför många företag använder primitiva och potentiellt farliga metoder. Det är till exempel vanligt att ge alla mobila enheter, som finns i samma nätverk som en organisations kontorsbaserade datorer, möjlighet att skriva ut utan begränsningar. Men att inte ha några behörigheter, inga analyser och inga regler för mobila enheter är ett som gjort för katastrof. Först och främst ansluter enheterna till samma nätverk som datorer som måste bearbeta känsliga företagsdata. För det andra, att ge alla tillgång till allt på mobila enheter orsakar så mycket förvirring att IT-avdelningarna översköljs av arbete.

Print management-verktyg är nödvändiga

Vad användarna av mobila enheter kräver är åtkomst till de typer av utskriftshanteringsverktyg som ger åtkomstbehörigheter för skrivbordsanvändare. För säker hantering är den bästa metoden att integrera de mobila enheterna i en befintlig EMM-lösning, till exempel MobileIron eller XenMobile. Det finns olika tekniker som kan utföra integrationsprocessen, inklusive ThinPrint Mobile Print. En mobil enhet får en profil som beskriver vilka skrivare den har rätt att använda. När mobila utskriftsjobb har skickats från en användares enhet kan de krypteras och lagras i systemet. Den mest bekväma metoden för hämtning är att använda en QR-kod från den mobila enheten, men en kortläsare, eller en pin, fungerar också bra.

För att ytterligare skydda enheterna är det en bra idé att förhindra att mobila utskriftsjobb går via det offentliga molnet. Med hjälp av privata moln och traditionella datacenter är det möjligt att konfigurera maskinvara, datalagring och nätverk för att förhindra att oönskade gäster kommer åt nätverket. Om du använder EMM-lösningen som komplement till ett traditionellt datacenter, eller privat moln, skapas den högsta säkerhetsnivån

Det finns prisvärda lösningar

Dessa lösningar behöver inte vara dyra. Du behöver inte investera i mobilaktiverade skrivare eftersom mobilutskrift kan levereras till den befintliga skrivarflottan. När ett företags EMM-system används behöver du inte uppdatera routrar eller nätverk. Systemet är konfigurerat för att stödja ett komplett utbud av stationära, bärbara och mobila enheter. Kostnaderna kan också hållas nere genom att göra systemet så enkelt att användarna kan ta hand om sin egen skrivaråtkomst. De flesta användare av mobila enheter är ganska kunniga när det gäller att förstå nya appar. Den användarinriktade delen består av en integrering i utskriftsdialogen som tillhandahålls av iOS eller Android, och en app för att ansluta till olika skrivare i nätverket. Att undvika tidsförödande samtal till IT-supporten bör vara en prioritet för alla företag. Med en väl utformad lösning kan IT-avdelningen ange åtkomstbehörigheter och användarna gör resten.

Det finns säkra och användarvänliga alternativ

Lösningar för affärsmobilitet handlar om att öka effektiviteten genom att förkorta svarstiderna. De handlar också om att minska kostnaderna. Mobila enheter är billigare än stationära datorer, eller bärbara datorer, så de flesta organisationer är glada att använder dem. iPads har utvecklats och delad skärm-teknik är nu tillgänglig, vilket gör dem lämpliga för ett bredare spektrum av jobb. Även om de aldrig kommer att användas för allt, är trenden tydlig. Samtidigt fortsätter utskrifter att vara viktigt för de flesta organisationer trots övergången till papperslösa kontor. Ingen vet vad som kommer att hända om två decennier, men för tillfället är det en integrerad del av att skapa bästa möjliga lösning för företags rörlighet