Växande affärsagilitet mot digital transformation

Många företagare blir förlamade av rädsla vid tanken på de digitala omvandlingar de behöver göra. Tanken på tsunamin av data som kommer in och skapar kaos gör att de klamrar sig fast vid föråldrade processer istället för att omfamna framtiden. Men du behöver inte vara rädd. Företagen kan ta kontrollen i den digitala tidsåldern om de utvecklar en tydlig strategi för företagsmobilitet så att deras personal kan arbeta när de är på språng. Det finns massor av tekniska verktyg som kan hjälpa, men den viktigaste faktorn är en förändring av tänkesättet. Det mesta av det djupt rotade motståndet mot förändringar i företag har sociologiska snarare än tekniska rötter.

En effektiv strategi för företagsrörlighet kräver strategisk eftertanke från början. Det är ingen idé att införa iPads för alla om det inte finns ett sunt affärssinne bakom det. Det finns två viktiga frågor att ställa sig: Hur kommer den mobila strategin att hjälpa anställda att utvecklas? Hur kommer det att skapa nya affärsmöjligheter genom att engagera kunderna? När man sätter mål som svar på dessa frågor bör företagen inte se mer än ett par år framåt i tiden. I den gamla, förmobila världen var femåriga strategiska planer normen. Men namnet nyckeln nu för tiden är smidighet, vilket kräver snabba reaktioner i en snabbrörlig mobil värld.

Att genomföra en digital omvandling för att dra nytta av företagens rörlighet kan vara en skrämmande uppgift, men det kan vara lättare än många förväntar sig. Med tydlig planering och strategi kan alla företag öka sin rörlighet för att expandera in i 2000-talet utan stora investeringar.

Den rätta tekniken är fundamental

Företagen måste överväga vilken teknik som kommer att förbättra hur de levererar, antingen göra livet lättare för kunderna eller förbättra produktiviteten hos personalen. En bank kan till exempel besluta att en mobilapp som gör det möjligt för kunder att på distans lösa in checkar vilket besparar dem tidskrävande resor, samt frigör tid för de anställda. En försäkringsgivare för bilar kan välja att införa en mobilapp som gör det möjligt för försäkringstagare att rapportera olyckor på plats. Det är viktigt att avgöra vem som ska fatta dessa avgörande beslut om företagsmobilitet.

Det är sällan en bra idé för IT-avdelningar att ta dem isolerade eftersom de är osannolikt att de har den övergripande strategiska vision som krävs. Ett bra alternativ är att inrätta ett Enterprise Mobility Centre of Excellence för att skapa en länk mellan IT-avdelningen och verksamheten. Det skulle ha representanter från alla delar av organisationen, inklusive HR, marknadsföring och juridik. Fördelen skulle vara att undvika den fragmenterade, trattformade modell en hel del företagsbeslut kring rörlighet annars kräver. I idealfallet bör det finnas en helhetssyn över rörligheten och inrättas en policy som alla kan dra nytta av

Är det rätt beslut att börja med native ?

Ett av de viktigaste besluten för Mobility Centre of Excellence är om man vill utveckla en inbyggd app eller en mobil webbplats. Varje lösning har sina för- och nackdelar. Mobila webbplatser är lätta att bygga och kräver inga nedladdningar, vilket innebär att de når tillfälliga besökare, men de är mindre attraktiva för regelbundna användare och slocknar när det finns dålig internettäckning. Inbyggda appar tenderar att föredras av regelbundna kunder och är tillgängliga offline, men de måste installeras och är knutna till specifika enheter. Om ett företag väljer att bygga en inbyggd app måste de regelbundet uppdatera den med innovativa, nya uppdateringar. I den snabba mobila världen förväntar sig kunderna mycket. Att bygga en mobil webbplats, eller en inbyggd app, är ett beslut för varje enskilt företag. Den lösning som skapar mest smidighet är oftast rätt väg att gå.

För de flesta företag är det en bra idé att tillåta API:er (Application Programming Interfaces) för att ge sina användare tillgång till backend-databaser via sina appar. API: er är fönster in i applikationer, vilket innebär att de kan lägga mycket i kundernas händer. Men företagen bör vara försiktiga. Det som gör API:er så värdefulla är det som också gör dem till en säkerhetsrisk. Hackare kan använda dem för att bryta sig in på servrar. Det räcker inte att hålla sig till konventionella säkerhetsmetoder. Hela säkerhetsstrategin kommer att behöva en omprövning om ett företag ska kunna göra det bästa av API: er. Det är viktigt att säkra backend-integrering och transaktioner mellan klient och servrar

Dokumenthantering är början på resan

En mobilitetsstrategi måste vara kärnan i ett företags digitala omvandling. Men att installera ett dokumenthanteringssystem (DMS) som lagrar och hämtar både papper och elektroniska dokument är nästan lika viktigt. Gammaldags manuella processer kommer inte klara det i dagens värld. Inte bara kommer en programvarubaserad hanteringslösning att minska behovet av fysiskt lagringsutrymme, det kommer också att minska den tid som ägnas åt att hämta dokument.

En PWC-studie menar att organisationer förlorar 7,5% av alla dokument och att anställda tillbringar en tiondel av sin tid att på läsa information och upp till hälften så mycket på att leta efter den. Beroende på lösning kan en DMS hämta filer på några sekunder med hjälp av en fras eller ett enda ord. Andra fördelar är enklare samarbete mellan kollegor och andra företag, och möjlighet att säkerhetskopiera pappersdokument i händelse av brand eller andra katastrofer.

De flesta företag är medvetna om behovet av att integrera digitala lösningar. Den senaste AIIM-branschundersökningen visar att fyra av fem företag anser att digital omvandling är viktig, eller mycket viktig för dem, och att mer än hälften anser att de står inför allvarliga störningar under de närmaste åren. Ändå tror bara en av fem att de redan har, eller är nära att få, alla de rätta strategierna på plats. Alla organisationer är nu teknikorganisationer, oavsett vilken bransch de verkar i. En väldefinierad mobil strategi bör vara hörnstenen i ett företags digitala omvandling. IT kommer att leda dem till att fatta rätt beslut om teknik och i slutändan kommer de att bli en mer flexibel verksamhet.