Tre anledningar varför organisationer ska förvara dokument digitalt

Det finns en aldrig tidigare skådad tillväxt i företagsinnehåll och data och företagen står för närvarande inför de utmaningar som följer med lagring av dokumentation. Många organisationer lagrar fortfarande både originalkopior och papperskopior av sina data, och har ännu inte insett att den typen av dokumentlagring är både kostsam och ineffektiv. Strängare regler för dataskydd gör också efterlevnad till en växande, men oundviklig, utmaning som påverkar hela affärsvärlden. Utöver dessa utmaningar börjar kunderna också kräva mer strömlinjeformade och säkra tjänster. Låter det bekant?

Marknaden har reagerat på utmaningarna genom att skapa digitala lösningar som företagen kan ta in. En av de senaste trenderna inom dokumenthantering, så kallade Content Services, omfattar ett brett utbud av innehållshanteringsfunktioner som syftar till att digitalisera dokument så att du kan förvandla ditt affärsinnehåll till en digital tillgång som ger affärsvärde. Den här tekniska lösningen kan hjälpa företag att automatisera arbetsflöden och centralisera data för att övervinna den utmaning som följer med fysisk dokumentlagring

Detta medför ett antal fördelar för företag som anpassar sig till nya system. Här identifierar KYOCERA Document Solutions tre av de viktigaste förändringarna som företag upplever när de implementerar content management-system:

1. Lägre kostnader

Enligt KYOCERA:s Business Digitalisation in Europe Outlook 2019 hävdar 28 procent av företagen att de inte har tillräckligt med utrymme för lagring i sina anläggningar, vilket kostar. I takt med att fastighetspriserna stiger och mängden dokumentation som ska hanteras ökar börjar företagen se ett tydligt behov av en mer hållbar strategi till förmån för fysisk dokumentlagring.

Införandet av en innehållshanteringslösning i ett företag kan göra det möjligt för det att mer effektivt utnyttja sina övergripande resurser. Genom att använda informationshanteringsverktyg för att samla in och hantera dokument frigörs fysiskt utrymme och utgifter minskas. Enkelt uttryckt kommer förvaringsutrymmen på kontor att vara ett minne blott, vilket ger företag möjlighet att hitta sätt att bättre utnyttja sina anläggningar.

2. Ökad säkerhet

Huruvida digitala dokument i allmänhet är säkrare är inte längre en aktuell fråga. Pappersfiler kan lätt gå förlorade eller förstöras och läsas av nästan vem som helst, medan digitala filer som hanteras i en digital innehållslösning numera är praktiskt taget oförstörbara och kan begränsas till behöriga individer.

När ett företag bestämmer sig för att digitalisera sina dokument när de använder en Content Services-lösning får de också möjlighet att göra sitt innehåll säkert och hanterat. En uppgift som är mycket lättare att genomföra när det handlar om digitala filer. Företagen kan kontrollera vem som har tillgång till sin känsliga dokumentation och förhindra att informationen hamnar i fel händer. Content Services gör det enkelt att skapa restriktioner som endast tillåter vissa personer eller grupper inom ett företag att komma åt specifika data. Restriktioner kan också skapas för att bara ge åtkomst till medarbetare som är på en viss ledningsnivå, samtidigt som det alltid spåras vem som har åtkomst till innehållet.

3. Ökad effektivitet

Den genomsnittliga anställde spenderar ofta lika mycket, om inte mer, tid på att leta efter information än på att faktiskt läsa och använda den. Att ha digitala arkiv där önskade dokument bara är några klick bort kan leda till en ökad effektivitet på arbetsplatsen, en ökning av produktiviteten som ofta uppkommer efter implementeringen av ett verktyg som Enterprise Content Management.

I KYOCERA:s Business Digitalisation in Europe Outlook 2019 medgav nästan var tredje organisation att de slösat för mycket tid på att hantera dokument och erkände också att det är ett stort problem att ha olika versioner och olika kopior av samma dokument som sparats mellan servrar och enheter.

I slutändan innebär detta att den dagliga verksamheten blir tidskrävande och komplicerad, till exempel inom avtalshantering, där förlorade affärer eller förseningar i förhandlingarna kan orsakas av omfattande pappersarbete.

Att göra pappersarbete digitalt kan lösa dessa problem och förhindra många fler. Moderna programvarulösningar gör det möjligt för företag att fånga upp och digitalisera dokument, samtidigt som de indexeras, och framför allt omvandlas dem till användbar, sökbar information.

På dagens snabba marknad kan ett företag få en konkurrensfördel genom att använda rätt teknik. Digitalisering av dokument och centralisering av information med Content Services i ett företag kan leda till betydande besparingar av tid och pengar, samtidigt som den övergripande effektiviteten ökar och man får bättre möjligheter att utnyttja resurser.

Om du tyckte denna artikel var värdefull, kanske du också är intresserad av att läsa en studie vi nyligen genomfört som handlar om omfattningen av digitaliseringen hos företag i Europa.