Dokumentlagring och cybersäkerhetsrisk går hand i hand. IBM rapporterar att sedan hybridarbete började på allvar har dataintrång varit dyrare än någonsin tidigare. Deras rapport anger den nuvarande globala genomsnittskostnaden för ett dataintrång till hela 4,35 miljoner euro. För många små och medelstora företag kan dessa betydande utgifter leda till nedläggning. Alternativt, om organisationer lyckas ta på sig de ekonomiska konsekvenserna, är förlusten av data irreparabel, medan den skada på ryktet som orsakas kommer att få långsiktiga konsekvenser för verksamheten.
Primärt inom personalavdelningen är risken för dataläckage hög på grund av hanteringen av konfidentiella dokument på daglig basis. Och med många HR-anställda som fortfarande lagrar och hanterar känslig personalinformation i hundratals mappar på företagets nätverk eller Windows File Manager, är det en katastrof som väntar på att hända.
Investera i digitala säkerhetsverktyg, Manuell dokumenthantering ger gott om utrymme för misstag och mänskliga fel, vilket enligt en studie av IBM är huvudorsaken till 95 % av cybersäkerhetsintrången. För att inte tala om att den moderna professionellas rörlighet utgör ett stort hot mot filsäkerheten eftersom anställda pendlar mellan domäner eller felaktigt lagrar filer i sin personliga arbetsyta. Utan en mångskiktad strategi för säkerhet är dessa filer enkla mål för hackare.
Det är kristallklart: HR-avdelningar måste investera i modern teknik som kommer att hålla sina anställdas register säkert lagrade och lätta att hantera, vilket ger dem den sinnesfrid de förtjänar.
Sedan 1959 har Kyocera designat sina produkter för att tillhandahålla långsiktiga kvalitetslösningar för kunderna. Den nuvarande eran kräver lösningar som möjliggör flexibelt arbete och ökar produktiviteten samtidigt som säkerheten skärps.
Och ledande branschpersoner håller med. Josh Bersin, HR-industrianalytiker och grundare på Bersin by Deloitte, säger "HR- och IT-avdelningar vill ha något som hjälper till att standardisera dessa applikationer och föra dem samman." Vi introducerar Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), den senaste säkerhetsmjukvaran som HR-chefer använder för att inte bara lösa sina problem utan attackera dem.
En centraliserad plattform: HR-proffs, var de än arbetar, behöver komma åt tusentals dokument varje dag. Enligt Bersin använder vissa proffs för närvarande runt 120 olika verktyg för att hantera sina uppgifter. Med KCIM behöver proffs bara en för dokumenthantering! Programvaran tillhandahåller en centraliserad plattform som användare kan komma åt för att ladda upp, ladda ner och dela sina dokument, gruppera filer säkert på ett ställe, oavsett format.
Standardiserade processer: HR-proffs som utnyttjar KCIM kan snabbt ta tag i den intuitiva plattformen eftersom användare kan anpassa hur de arbetar. Därför kan proffs organisera dokument i en mappstruktur som är bekväm och säker för att surfa.
Lösenordsskydd och kryptering: Även om proffs enkelt kan hitta digitala och fysiska dokument när de är på språng, är säkerheten ett av kännetecknen för Kyocera Cloud Information Manager. Plattformen lagrar dokument på en krypterad server, där användare kan se dokument när de presenterar rätt referenser. Till exempel användaremåste ange ett lösenord för att komma in i systemet. Annars kan de inte redigera eller visa dokument.
Molnbaserad dokumenthantering: Tack vare KCIM:s intelligenta molnarkitektur kan lösningen snabbt installeras och eventuella extra serverkostnader tas bort. Dessutom undviks problemet med att hantera och lagra personaldata på din organisations oskyddade Windows-filsystem genom att ha alla dina dokument lättillgängliga från din webbläsare.
Skyrocket produktivitet: Med alla dokument lagrade på ett standardiserat sätt under ett och samma tak kan HR-team arbeta smartare, inte hårdare. KCIM har en sök-och-finn-stil för dokumenthantering, vilket innebär att proffs snabbt kan hitta tusentals filer tack vare sökfältet i Google-stil. Å andra sidan elimineras ytterligare pappersprocesser som används för att lagra personalinformation i ett traditionellt arkivskåp.
GDPR-efterlevnad: HR-proffs hanterar känslig data. Europeiska unionen och oberoende tillsynsmyndigheter skärper ständigt GDPR-reglerna, och HR-proffs måste svara, vilket orsakar press på yrkesverksamma som måste hantera tusentals datatrådar på ett säkert sätt. "KCIM tar kontroll över informationshanteringen." Plattformen har ett mångskiktat tillvägagångssätt för säkerhet, skyddar dokument från nyfikna ögon, samtidigt som användarna kan hålla koll på de senaste versionerna av affärsfiler.
KCIM gör det enkelt att lagra digitala och fysiska dokument. Proffs kan fortsätta att njuta av sin nyvunna frihet med bekvämligheten av att veta att deras anställdas data är säkert lagrade i ett centralt digitalt arkiv.
Ta steget. Du kommer inte ångra det.
