Digitaliserade vardagsprocesser möjliggör sjukvårdspersonalens rutiner

I den moderna världen där den internationella konkurrensen ökar i takt med att kostnaderna stiger är företagen pressade att bli effektivare än någonsin. Men samtidigt har inget företag råd att äventyra sin kvalitet, säkerhet eller kundupplevelse. Så, vad är lösningen?

Att hitta en balans är långt ifrån en lätt uppgift, men det är möjligt med hjälp av teknik som innebär en övergång till en papperslös arbetsplats, eller minskning av mängden papper som företagen förlitar sig på.

Några av världens största organisationer har varit snabba med att ta tillfället i akt och bli papperslösa, som British National Health Service, som räknar med att göra 4,4 miljarder pund i besparingar till 2020 med sin digitala omvandlingsplan. På samma sätt hoppar även små och medelstora företag på tåget och blir papperslösa.

Här förklarar vi varför print fortfarande har en roll att spela och varför det är så viktigt att hitta denna balans i en alltmer digital värld ...

 1. Kapa kostnader, bli effektivare

Pengar, pengar, pengar. Företagsledningar har ett stort problem när det gäller affärsbeslut och att balansera papper och digitalt är ett viktigt sätt för företag att minimera kostnaderna. I detta fall handlar det om hur att spara papper kan spara värdefulla medel, samtidigt som man inte eliminerar pappersanvändningen helt eftersom den fortfarande är nödvändigt för vissa oumbärliga dokument.

En studie av KYOCERA genomförs med Loudhouse fann att en enda kontorsarbetare i snitt använder 10.000 pappersark per år. Många av dessa är onödiga. Genom att minska mängden papper som används i den dagliga verksamheten till att endast skriva ut dokumentation som måste vara i pappersform, kan företag inte bara minska svinnet, men också kostnaderna.

Produktivitet kan också uppnås med hjälp av digitala metoder, snarare än papper, i många dagliga uppgifter där dokument i slutändan skrivs ut bara för att redigeras och skannas igen. eSigning av dokumentation har visat sig minska handläggningstiderna för dokument med så mycket som 80%, vilket framgår av en undersökning från Ombud, medan 50% av en anställds tid går åt till att leta efter filer som lätt skulle kunna lagras och sökas på en online-plattform. Det eggar frågan: Varför har inte organisationer tänkt på detta tidigare?

Att bara skriva ut dokument som är nödvändiga hjälper dessutom också organisationer i deras mål att bli mer hållbara genom att minska avfall och energiförbrukning. Företag kan använda detta till sin fördel. Enligt Unilever föredrar var tredje konsument varumärken som är kända för att vara hållbara. Den perfekta win-win-situationen.

 2. Bekämpa användarmotstånd genom att kombinera lösningar

För vissa anställda kan ny teknik vara ganska skrämmande. Mardrömmar av robotar som kommer in för att ersätta dem och ta deras jobb är långt ifrån sanningen. Man kan emellertid inte säga att papper kan glömmas bort, men att hitta den perfekta balansen mellan papper och digitalt är viktigt på resan mot ett papperslöst kontor, och svaret, i många fall, ligger i server-baserade utskriftshanteringslösningar.

Dessa verktyg ger ett säkrare och effektivare alternativ till grundläggande HyPAS-alternativ, vilket Kyoceras grundläggande mjukvaruutvecklingsplattform för maskinvaruenheter ger. Deras uppdrag är att hjälpa till att hantera utskriftsjobb, hålla organisationer effektiva och undvika avfall och samtidigt se till att all dokumentation som måste tryckas kan göras så snabbt och enkelt till en låg kostnad. Tillämpningen av Kyoceras MyQ vid den tjeckiska socialförsäkringsmyndigheten ledde till exempel till kostnadsbesparingar på 24 miljoner euro under en åttaårsperiod.

Genom att centralisera information på detta sätt ger serverbaserade lösningar proffsen möjlighet att komma åt sina utskriftsjobb digitalt och samordna arbetsflöden mellan team och avdelningar, särskilt i större organisationer där Print & Follow-system inte längre ger de detaljer som behövs. Att skapa en sådan flexibilitet kan ge verkligt värde till företag, oavsett om det är ett litet eller medelstort företag eller ett stort företag.

Att behålla utskriftsmöjligheterna i en övergång till mer och mer digital dokumentation är inte bara meningsfullt praktiskt och ekonomiskt, men bidrar också till att lugna personalens nerver och undviker att de överväldigas. Öka effektiviteten i hur företag skriver ut, utan att kasta de anställda ut för ett stup, för lycklig övergång.

3. Säkra sekretessen

Sekretess. Säkerhet. Lagstiftning. Skydd. De är mer än bara ord, de är termer som tillför stort värde till företag som inte har råd att förlora eller läcka viktig information. Om det inte planeras noggrant med högkvalitativa plattformar och dokumenten inte skyddas på rätt sätt kan övergången från papper till digitalt utgöra säkerhetsrisk.

Både digitalt och i tryck, är säkerställande av datasäkerhet av högsta prioritet för alla företag, även för att hantera kostnader. När det gäller papper kan den senaste tekniken styra alla utskriftsjobb via säkra servrar för att förhindra att information går förlorad eller nås av obehöriga användare.

Ett exempel på detta är utfasningen av pappersfakturor, som i stället ersätts med e-fakturor som kan skickas snabbare och till en lägre kostnad. Detta visar på behovet av att digitala filer ska vara säkra, men visar också varför vissa kunder kräver pappersalternativ. Att kunna ge båda, utan att kompromissa med säkerheten, är avgörande.

Att bli ett papperslöst kontor är en utmaning. Att se till att det utförs på ett säkert och hållbart sätt är avgörande för att nästa steg i den digitala omvandlingen ska kunna genomföras på ett framgångsrikt sätt. Genom att kombinera papper med digitalt kan organisationer hitta det mest effektiva och säkra sättet att leda sitt företag till framgång genom kostnadsbesparingar och ökad produktivitet.