Världens data förväntas ha nått 175 zettabyte år 2025. Men med ökningen av distansarbete, videokonferenser och hybridarbetsplatser år 2020, tillsammans med ökad personlig internetanvändning, har datatillväxten accelererat. När vi fortsätter att leva i en hyperuppkopplad värld, finns det en verklig möjlighet att 175 zettabyte är en alltför konservativ beräkning.
Detta väcker en fråga för företag som anpassar sig till det nya normala, anammar hybrida arbetsmiljöer och därmed genererar mer digital information än någonsin tidigare.
Hur kommer hybridkontor att hantera sina data?
Framåtblickande företagsledare vänder sig till artificiell intelligens (AI) och kognitiv databehandling för att revolutionera hur de lagrar, arkiverar, bearbetar och extraherar information.
Till skillnad från konventionella databehandlingssystem, som konsekvent följer samma logik, blir AI-algoritmer smartare när mer data tillhandahålls och analyseras. De är avsedda att upptäcka trender och mönster, och ge prognoser.
Denna unika förmåga hos AI att ”lära sig” från stora mängder data gör det möjligt för användare att hantera och kontrollera stora volymer innehåll. Därför verkar AI kunna förändra hur dokumenthantering går till. För organisationer som antar nya dokumenthanteringsstrategier för att stödja sina hybridarbetsplatser är AI nyckeln till att optimera systemen för produktivitet, effektivitet och affärstillväxt under 2020 och därefter.
1. Automatisk klassificering och bearbetning av dokument
OCR-teknik (optisk teckenigenkänning) möjliggör textigenkänning, men AI tar detta ett steg längre genom att kunna ”läsa” informationen i dokumentet, klassificera den korrekt och sedan automatisera arbetsflöden baserat på den klassificeringen – allt på en bråkdel av tiden en människa behöver.
Även om systemet inledningsvis styrs av en uppsättning regler fortsätter dess identifierings- och bearbetningsfunktioner att förbättras med maskininlärning, vilket innebär att det kan lära sig av upprepad exponering för dokument, liksom från de åtgärder som dina anställda vidtagit för dessa dokument.
Ett AI-drivet dokumenthanteringssystem kan till exempel identifiera fakturor genom att känna igen delar som fakturanummer, poster och så vidare, trots att dessa element kan finnas på olika platser och i olika teckensnitt och storlekar beroende på hur ett företag väljer att formatera sina fakturor.
När Greenbank RSL i Queensland automatiserade sin tidigare manuella fakturaprocess med hjälp av ABBYY FlexiCapture-teknik för att känna igen fakturor, minskade de sin fakturahanteringstid med 84 procent och minskade sina hanteringskostnader med 50 procent, samtidigt som korrektheten och dataintegriteten för uppgifterna förbättrades.
2. Dataextrahering
Genom att noggrant läsa information och förstå sammanhang kan ett AI-drivet dokumenthanteringssystem ta dataextrahering till en helt ny nivå – en förmåga som är viktigare än någonsin eftersom virtuellt samarbete och fildelning översvämmar organisationer med mer och mer data.
3. Dokumentkluster
Dokumentkluster, där dokument grupperas efter ämnen utan föregående klassificering, är en annan förmåga som möjliggörs av AI.
Detta kan hjälpa organisationer att förstå hur dokument förhåller sig till varandra inom ett större sammanhang och hjälpa dem att hitta likheter och dra slutsatser som annars inte skulle ha varit möjliga.
4. Avancerad dokumentsäkerhet
Säkerhet är en av de största utmaningarna för en hybridarbetsplats, där många slutpunkter, nätverk och molnmiljöer måste skyddas. AI är ytterligare ett cybersäkerhetsverktyg som företag kan lägga till i sin arsenal när de skyddar sina data.
AI-drivna dokumenthanteringssystem kan förbättra säkerheten och skydda kunddata genom att upptäcka känslig och personligt identifierbar information (PII) och flagga dessa dokument för speciell hantering. Automatisk klassificering och bearbetning innebär också att dokument inte lämnas på osäkra platser medan de väntar på att hanteras.
AI kan också se till att användaråtkomst tillämpas genom att använda mycket noggranna och säkra biometriska tekniker, som ansiktsigenkänning, för att identifiera anställda som har behörighet att komma åt den informationen och därigenom bidra till att förhindra obehörig visning eller ändring av dokument.
5. Dataanalys
De kanske mest spännande möjligheterna med AI inom dokumenthantering är potentialen för analys och mervärdet detta kan skapa för organisationer.
Kognitiva plattformar som en tjänst (PaaS) tar dokumenthantering till nya höjder genom att använda data som samlats in och tillämpa tekniker som maskininlärning, prediktiv analys och datavisualisering för att förbättra beslutsfattande och optimera affärsprocesser.
Med AI:s intåg utvecklas dokumenthanteringssystem i snabb takt, och de som börjat använda tekniken tidigt kommer att vara de första att ha verklig nytta av den, särskilt i hybrida arbetsmiljöer.
