Ett ECM-system (Enterprise Content Management) finns till för att underlätta datahantering inom din organisation, vilket minskar mänskliga fel och ökar produktiviteten genom att automatisera uppgifter.
Men hur vet du att du verkligen får ut mesta möjliga av ditt innehållshanteringssystem? Eller om du bara är ute efter en ECM-lösning, vad hoppas du kunna uppnå?
Om du kan svara på följande fyra frågor med ett rungande ”ja”, kan du vara säker på att du får ut mesta möjliga av din innehållshanteringslösning.
1. Är ditt innehåll tillgängligt?
Det är inte ovanligt att organisationer använder komplexa försäljningsprocesser. Processen kan omfatta en rad beröringspunkter när säljare talar med kunden – allt från att möta kunden personligen, till att svara på tekniska frågor, skapa offerter i CRM-systemet och, när offerten accepteras, skicka den till lämplig avdelning för att behandla och skicka ordern.
Som du kan föreställa dig, med en så komplex process som berör så många avdelningar (försäljning, logistik och ekonomi), kan det vara svårt att säkerställa att alla avdelningar är samordnade hela tiden. Om processen någon gång bromsas upp – och avdelningarna inte är medvetna eftersom de helt enkelt inte har tillgång till informationen – riskerar den att bli oerhört ineffektiv. Det är därför det är så viktigt att ha tillgång till information när du vill göra ett gott intryck på kunden och hantera försäljningen effektivt.
Så hur kan du se om ditt innehåll är tillgängligt?
- Distansarbetande medarbetare kan komma åt vad de behöver med en internetuppkoppling och en bärbar enhet.
- Endast en inloggning behövs för att komma åt allt innehåll eftersom det lagras centralt.
- Varje berörd avdelning kan när som helst se aktuell status för en uppgift.
- Förseningar i processen syns tydligt för dem med erforderlig åtkomst.
2. Är allt ditt innehåll digitalt?
Det säger sig självt att när innehåll lagras på papper och sparas i arkivskåp är det mycket svårare att hämta det du letar efter. Det är därför som hantering av innehåll i ett ECM-system idag är standard.
När innehållet är digitalt är det enkelt att söka igenom eftersom det sorteras och indexeras. Detta gör det möjligt för användare att söka igenom allt innehåll medan de använder relevanta filter, så att de bara ser de mest relevanta resultaten.
Det finns också betydande vinster med virtuellt innehåll ur säkerhetssynpunkt, eftersom du med en ECM-lösning kommer att kunna begränsa synligheten för innehållet efter användarens åtkomstnivå. Detta betyder att de bara kan söka i innehåll som är tillgängligt för dem.
Så hur ska virtuellt innehåll i ett ECM-system se ut?
- Det har ett sökbart format (digitalt i motsats till pappersbaserat).
- Allt innehåll är indexerat och taggat med lämpliga taggar.
- Personalen kan använda filter och taggar för att hitta vad de behöver.
- Det är intuitivt och enkelt för personalen att använda.
3. Är ditt innehåll säkert?
Ett av de viktigaste målen för företagets innehållshantering är att driva igenom robusta säkerhetskontroller kring innehåll som används av hela din organisation.
Faktum är att det största hotet mot säkerheten är mänskliga fel – till exempel om en medarbetare skriver ut ett konfidentiellt dokument och låter det ligga på sitt skrivbord!
Så hur vet du om ditt innehåll är säkert?
- Du kan använda åtkomstkontroller, dela in användare i grupper och tillämpa grundläggande åtkomsträttigheter (läsa, redigera, radera) på en uppsättning dokument som grupperats efter typ och kategori.
- Du kan använda funktionskontroller (begränsa vad anställda får göra när de har tillgång till innehåll – till exempel skriva ut, e-posta eller exportera).
- Revisionsspår registreras för varje enskilt dokument.
4. Är ditt innehåll relevant?
Att se till att medarbetare enkelt kan få tillgång till relevant innehåll är vad företagets innehållshantering handlar om. Förutom att användarna kan filtrera innehåll sköter en ECM-lösning versionshantering av dokument, så att medarbetaren med säkerhet kan referera till dokument med vetskap om att det handlar om den senaste versionen. Det låter dig också skapa arbetsflöden och automatisera varje steg i processen. Detta innebär att endast den relevanta personen ser innehållet vid en viss tidpunkt.
Vissa moderna system för innehållshantering har även instrumentpanelsrapportering som ett tillägg. Om du till exempel arbetar vid redovisningsavdelningen kan du skapa en instrumentpanel för att se hur många fakturor som hanteras, hur många fakturor som väntar på betalning och hur många som är redo att betalas – allt i diagramformat. Du kan sedan söka upp listan över fakturatvister och få en sammanställning av personer som du har tvister med, samt alla relevanta dokument.
Så hur ser du att ditt ECM-system hjälper användare att få tillgång till relevant innehåll?
- Personalen arbetar alltid med den senaste versionen av ett dokument.
- Automatiserade arbetsflöden kan upprättas mellan avdelningar med olika begränsningar för åtkomst och funktion.
- Detaljerad rapportering är tillgänglig och sökbar med hjälp av listor och/eller instrumentpaneler.
