Att välja rätt lösning för innehållshantering (ECM) för företaget kan vara en svår och överväldigande uppgift. Det viktiga är att hitta en lösning som tillgodoser dina specifika behov, dina preferenser och din budget. Du måste noggrant analysera varje ECM-lösning – hur den kan effektivisera nuvarande verksamhet, förbättra dokumentsäkerheten och minska kostnaderna.
Rätt ECM-lösning bör självklart automatiskt kunna läsa av, bearbeta och lagra pappersdokument i ett digitalt format.
På så sätt kan du minimera den mänskliga faktorn vid manuell hantering av filer och dokument, öka dokumentens korrekthet och förbättra produktiviteten med enkel åtkomst till all nödvändig information.
I det här inlägget ger vi en lista över steg du behöver tänka på när du väljer den bästa ECM-lösningen för ditt företag.
Men först: Vad är ECM?
Enterprise Content Management eller ECM erbjuder ett effektivt sätt att lagra, hantera och dela allt innehåll för företaget. ECM tar ett helhetsgrepp på informationshantering och gör det möjligt för team att:
- Organisera alla data i en central och säker dokumentpool.
- Förbättra arbetsflöden för innehåll så att medarbetare enkelt kan skapa och komma åt alla dokument.
- Förbättra dokumentsäkerhet med specifika åtkomstnivåer för anställda, samt registrera en logg över vem som har tillgång till informationen och när.
En ECM-lösning hjälper också till att konvertera pappersdokument till digitalt format, så att de enkelt kan spåras, hanteras och kontrolleras.
Vad ska du tänka på när du väljer en ECM-lösning?
Om ditt företag har kommit fram till att ni behöver en lösning för innehållshantering och du har fått i uppdrag att hitta rätt lösning för företaget, är detta de viktigaste frågorna du behöver ställa innan du söker efter dina egna ECM-lösningar.
1. Är detta i linje med ditt företags mål?
Att välja en lösning för innehållshantering är en viktig investering för ditt företag. Därför bör det hjälpa ditt företag att gå framåt och uppnå sina övergripande mål.
- Vad förväntar sig ledningen och resten av verksamheten av lösningen?
- Hur kommer det att påverka nuvarande processer och arbetsflöden?
När du analyserar en specifik lösning för innehållshantering, se till att dess funktioner kan ge mervärde till din nuvarande verksamhet.
2. Är lösningar för innehållshantering enkla att använda?
Som med alla andra program eller plattformar måste ECM-lösningen vara enkel att använda och kunna prestera på förväntad nivå för enskilda användare för att maximera användningen i hela verksamheten.
- Är innehållshanteringssystemet lätt att använda?
- Hur mycket utbildning behöver personalen för att kunna använda ECM-systemet på rätt sätt?
Även med minimal utbildning bör personalen kunna förbättra produktiviteten och enkelt komma åt och hantera de filer och dokument de behöver.
3. Är det enkelt att integrera ett nytt innehållshanteringssystem med befintliga system och applikationer?
Ibland är den längsta och mest stressande delen av alla implementeringar integrationen med den befintliga it-miljön. Rätt ECM-lösning måste integreras sömlöst med dina befintliga system och applikationer.
- Hur mycket konfiguration krävs för att säkerställa att den fungerar med befintliga system?
- Hur mycket tid kommer it-teamet att lägga på den löpande hanteringen av ECM-integrationen?
Med andra ord bör ditt it- eller utvecklingsteam inte lägga en massa tid och resurser bara på att få det nya innehållshanteringssystemet att fungera inom det aktuella nätverket. En ECM-lösning som kräver lite eller ingen programmering skulle vara bäst, eftersom det borde ge dig tillräckligt med kompatibilitet i ett brett spektrum av system och applikationer.
4. Är den nya lösningen för innehållshantering tillräckligt flexibel för framtida förändringar?
ECM-lösningen ska kunna växa när ditt företag och dina behov växer.
- Är den tillräckligt flexibel för att kunna anpassas till ökande arbetsflödeskrav?
- Kan den skalas upp för tillägg av nya anställda när verksamheten expanderar? Går det att lägga till fler funktioner för att stödja framtida behov?
På det sättet baserar du inte ditt beslut på din nuvarande företagsstorlek och dina nuvarande behov, och din ECM-lösning är framtidssäkrad.
5. Är lösningen molnbaserad?
Att lagra data i molnet kan ge många fördelar för verksamheten – inklusive ökad skalbarhet, tillgänglighet och säkerhet.
- Är innehållshanteringssystemet redo för molnet?
- Hur säker är den här molnbaserade innehållshanteringslösningen?
Överväg molnbaserad ECM så att du enkelt kan komma åt och hantera dokument i ett säkert privat eller offentligt moln. Nyckelordet är säkert – så du måste granska leverantörens säkerhetsåtgärder och protokoll.
6. Kan personal enkelt komma åt filer och dokument när de arbetar på distans?
Människor får i allt högre grad åtkomst till dokument och filer via sina bärbara datorer, telefoner eller surfplattor – och ditt ECM-system behöver hålla jämna steg.
- Kan medarbetare enkelt få tillgång till den information som behövs var som helst, när som helst via olika enheter och plattformar?
- Kan medarbetare ladda upp och redigera dokument när de är på språng?
Detta är särskilt viktigt för företag vars medarbetare jobbar på distans.
7. Är innehållshanteringssystemet säkert?
Är ECM-lösningen säker? Säkerhet är ett ständigt bekymmer för många företag – särskilt om data lagras på molnservrar.
Ditt ECM-system måste kunna:
- Bevilja åtkomst och behörigheter på individuell nivå och gruppnivå
- Göra regelbundna automatiserade säkerhetskopiors
- Övervaka dokumentanvändning
- Ge total överblickbarhet och kontroll.
Det kan vara värt att fråga om åtgärder och förfaranden i händelse av dataintrång.
8. Följer ECM-lösningen alla lagar och regelverk?
Att följa myndighetskraven är en ständig kamp för alla företag – och tyvärr blir reglerna kring digitala data mer och mer komplexa.
Därför är det viktigt att din ECM-lösning är tillräckligt flexibel för att kunna anpassas till eventuella registerförings- och säkerhetskrav.
9. Kommer ECM-leverantören att erbjuda specialutbildning och support under och efter genomförandet?
Det är viktigt att bedöma ECM-leverantörens erfarenhet, expertis och meritlista så att du kan arbeta med dem mer som en partner än bara en produktleverantör.
- Det är viktigt att bedöma ECM-leverantörens erfarenhet, expertis och meritlista så att du kan arbeta med dem mer som en partner än bara en produktleverantör.
- Erbjuds någon utbildning och löpande support?
Du behöver noggrant tänka över tjänsten och supporten som ska tillhandahållas före, under och efter implementeringen. Detta inkluderar ett utbildningsprogram för all personal och för alla nivåer av teknisk kunskap.
