De bästa metoderna för att hålla din skrivare säker

Se till att använda skrivarkryptering

Utskriftsjobb kan fångas upp när vi skickar dem till skrivaren. Om din organisation använder kryptering, omvandlas utskriftsjobb till en komplicerad kod så att om den fångas upp kommer hackare inte att kunna få ut någon känslig information ur dokumentet.

Likaså bör även hårddiskar i skrivaren eller multifunktionsenheter krypteras eftersom de används för att lagra utskriftsjobb och information om dina dokument. Detta kommer att tillföra ytterligare ett lager med dataskydd till din organisations informationssäkerhet, och även om hackare skulle lyckas ta sig in i din MFP:s hårddisk får de kämpa mycket hårdare.

Skapa ett behörighetssystem

Att låta vem som helst skicka utskriftsjobb till skrivaren eller MFP:n, är helt enkelt en dålig idé i en modern organisation. Skälen är många till varför det bör finnas ett behörighetssystem. Bland annat säkerställer ett behörighetssystem att obehöriga inte kan komma åt utskriftskön eller skicka skadliga filer till enheten.

En annan fördel med ett behörighetssystem är enkel registerföring. Om det finns ett behörighetssystem på ditt företag kan du vara säker på att alla utskriftsjobb kommer att knytas till ett namn, en tid och en enhet.

Behörighetssystem kommer också att minska kostnaderna för ditt företag, eftersom medarbetare tenderar att vara mer ansvarstagande och försiktiga innan de skickar ett tiosidigt dokument till skrivaren där endast en sida kommer att användas.

Byt lösenord omedelbart efter att du konfigurerat enheten

Alla skrivare och multifunktionsenheter levereras med ett standardlösenord, och det är en mycket dålig idé att fortsätta använda detta.

Eller som Peter Wood, känd etisk hackare och VD för First Base Technologies, förklarade för David W. Smith och Eureka:

”... hackare kan alla standardlösenord och delar informationen, till och med offentligt”

När du konfigurerar kontorets nya skrivare eller multifunktionsenheter, är det absolut nödvändigt att ändra standardlösenordet för att din skrivare ska vara säker.

Se till att alla dina skrivare är uppdaterade

Om du uppdaterar din skrivares eller MFP:s inbyggda programvara minskar du sannolikheten för ett dataintrång. Hackare sätter på en gång klorna i webbplatser, servrar och enheter som inte är uppdaterade. Det beror på att säkerhetsåtgärderna är inaktuella och har fler öppningar som kan utnyttjas.

Därför är det av största vikt att den inbyggda programvaran (den permanenta programvara som är inprogrammerad i skrivaren för dess funktionalitet) alltid är uppdaterad, likaså dina skrivardrivrutiner, något som ofta förbises.

Se fysiskt över dina skrivare

En av de vanligaste orsakerna till att data läcker är det till synes oförargliga misstaget att glömma utskrivna dokument. Det är lätt hänt att utskrivna dokument glöms kvar i facket om enheten står i ett hörn eller på en avskild plats på arbetsplatsen. Men det är dokument som kan innehålla känslig information.

När vi tänker på ett dataintrång får vi upp bilden av en hackare som på något sätt lyckas ta sig in i en server eller dator, men många hackare har tagit sig in fysiskt i byggnader tillhörande deras tilltänkta offer, och då är slarvigt bortglömda dokument i en skrivare lätta byten.

Kontrollera vilka tjänster och processer du behöver, och inaktivera sedan de som inte behövs

Skrivare och särskilt multifunktionella enheter levereras med en hel del användbara inbyggda funktioner, men det är mycket troligt att organisationen endast behöver ett fåtal av dessa.

Dessa funktioner har alla systemprocesser som ständigt behöver vara igång och som är redo att aktiveras eller utlösas. Detta innebär naturligtvis att ju fler processer som körs, desto fler ingångspunkter har din enhet för en hackare som vill göra ett dataintrång.

Kontrollera vilka tjänster och processer du behöver, och inaktivera sedan de som inte behövs

Skrivare och särskilt multifunktionella enheter levereras med en hel del användbara inbyggda funktioner, men det är mycket troligt att organisationen endast behöver ett fåtal av dessa.

Dessa funktioner har alla systemprocesser som ständigt behöver vara igång och som är redo att aktiveras eller utlösas. Detta innebär naturligtvis att ju fler processer som körs, desto fler ingångspunkter har din enhet för en hackare som vill göra ett dataintrång.

Det kan ta lite tid, men att lära sig vilka processer som är nödvändiga för skrivaren på ditt kontor och vilka som inte är det, och sedan inaktivera överflödiga processer, kommer att leda till en såväl snabbare som säkrare skrivare.

Välj en säker skrivare

Det enklaste och kanske mest självklara rådet. För att efterleva den nya dataskyddsförordningen GDPR, är det ytterst viktigt att välja en säker skrivare och därmed säkerställa att företaget inte straffas med de saftiga böter som påläggs organisationer som drabbas av dataintrång som leder till förlust av personuppgifter.

Vill du veta mer om GDPR, klicka här för gratis råd.

Scroll to top