Att välja rätt multifunktionsskrivare

Du har fått i uppdrag att hitta en multifunktionsskrivare för ditt företag. Du har börjat göra efterforskningar online och eventuellt pratat med några leverantörer. Letandet kan kännas förvirrande med ett stort antal märken och modeller med olika funktioner och kapacitet.

Den stora frågan är, hur väljer du rätt multifunktionsskrivare för ditt företag?

Att köpa en multifunktionsskrivare kan vara ett stort investeringsbeslut, så ta dig tid att, på allvar, utvärdera dina alternativ. I den här artikeln ger vi dig några tips på hur du väljer den bästa multifunktionsskrivaren som tillgodoser ditt företags specifika behov och preferenser.

Vad är en multifunktionsskrivare?

En multifunktionsskrivare är en liten och kompakt enhet som kan skriva ut, skanna, faxa och kopiera. Den sparar en hel del kontorsutrymme eftersom du bara behöver en maskin för att utföra flera jobb.

Multifunktionsskrivaren är populär bland budgetmedvetna företag på grund av dess låga inköps- och driftskostnader. Med alla funktioner i en enhet sparar du inte bara in på elen utan också på förbrukningsvarorna. Multifunktionsskrivaren är också enkel att installera och underhålla.

Saker att tänka på när du väljer en multifunktionsskrivare

Det är viktigt att välja multifunktionsskrivaren som passar ditt företag bäst – en som uppfyller dina krav, integreras bra med nuvarande system och sparar tid och pengar på lång sikt. Här är några saker du behöver tänka på:

1. Ditt företags utskriftsbehov

De här frågorna kan hjälpa dig att bedöma företagets utskriftsbehov:

• Skriver ni ut i färg eller svartvitt?
  
• Hur mycket skriver företaget ut?
  
• Vilken utskriftskvalitet behöver ni?
  
• Hur många användare finns och hur ser anslutningskraven ut på ditt kontor?
  

Hur många användare finns och hur ser anslutningskraven ut på ditt kontor?

2. Långsiktiga utskriftskostnader 

När du överväger att köpa en multifunktionsskrivare måste du titta på den totala kostnaden för ägandet. Detta inkluderar inte bara inköpspriset utan även de långsiktiga kostnaderna för skrivaren, t.ex. förbrukningsvaror, underhålls- och reparationskostnader.

Om du behöver hjälp med att beräkna enheternas totala ägandekostnad (TCO – total cost of ownership) och råd om hur du kan minska de löpande kostnaderna avsevärt under dina skrivares livstid, kontakta gärna en Kyocera-representant nära dig. Vi rekommenderar att du bedömer din multifunktionsskrivare baserat på mer än bara inköpspriset. Tänk på att kostnaderna för en skrivare kan bli två till tre gånger högre än den ursprungliga investeringen.

3. Miljöpåverkan

Är multifunktionsskrivaren miljövänlig? Överväg varumärken som arbetar med att reducera sitt koldioxidavtryck vid tillverkning, distribution, underhåll och avyttring/återvinning av multifunktionsskrivare. Utskriftshastighet och -kvalitet spelar stor roll liksom även energieffektiviteten. En energieffektiv enhet är bra för miljön och minskar samtidigt dina totala utskriftskostnader.

Kyoceras skrivare inkluderar till exempel den kassettfria ECOSYS-tekniken som kan skriva ut upp till 600 000 sidor utan att trumman behöver bytas ut. Detta innebär en lägre kostnad för förbrukningsvaror och en betydande minskning av avfall.

4. Service för din multifunktionsskrivare 

Tillhandahåller tillverkaren skriftliga service- och supportvillkor för sina multifunktionsskrivare? Se till att du läser dessa dokument noggrant.

Inkluderar deras servicevillkor kostnader för periodiskt underhåll och användning av/tillgänglighet för förbrukningsvaror, programvaruuppgraderingar/-kompatibilitet? Beroende på dina affärsbehov kan utskriftstjänster (Managed Print Services) från Kyocera fungera bättre för dig för att säkerställa en väl underhållen, kostnadseffektiv (färre haverier eller programvaruproblem) och hållbar multifunktionsskrivare.

5. Användarvänliga multifunktionsskrivare och enkel integration med andra applikationer

I en hektisk affärsmiljö är det viktigt att utrustningen är enkel att använda. Se till att välja en användarvänlig multifunktionsskrivare. Boka en demonstration hos leverantören som hjälper dig att bedöma skrivarens funktioner, hastighet och kvalitet.

Tänk också på vad ditt företag behöver när det gäller skrivaranslutning som USB, minneskort, Bluetooth, nätverksintegration och AirPrint, eller annan programvara som används för att skriva ut dokument på ditt kontor. Med alla dessa anslutningskrav måste du också se till att du uppfyller företagets policyer för dokumentsäkerhet.

Multifunktionsskrivaren måste vara enkel att använda, kunna integreras med nuvarande system och tillhandahålla lämplig dokument- och datasäkerhet för ditt företag.

6. Användar- och tredjepartsrecensioner före köp 

Har du kollat recensionerna online? När du fattar beslutet att köpa en multifunktionsskrivare kan det vara en bra idé att kontrollera vad oberoende användare tycker för att få objektiva recensioner av den multifunktionsskrivare som du vill köpa.

Det finns ett antal saker att tänka på när du ska välja rätt multifunktionsskrivare. Vi föreslår att du börjar med att förstå ditt företags nuvarande utskriftsvanor och behov. Varje företag är unikt och genom att tydligt veta vad din organisation behöver blir sökandet efter rätt multifunktionsskrivare mycket enklare.