5 steg till bättre miljö: Hur hanterade dokumenttjänster blir en integrerad del av ditt företag

Låter det som en överväldigande projekt som skulle förändra hela utskrifts- och multifunktionella lösningar för en nyare och mer optimerat system som kan spara tid och pengar? (LINK TO BLOGGING 4)

Då kan du packa bort dessa tankar borta. Här granskar vi de steg som ligger i att integrera KYOCERA Managed Document Services (MDS) i ditt företag - inklusive vad vi gör och vad man ska göra.

Implementeringen av MDS kan brytas ned i följande fem steg:

1. Bedömning

2. Design

3. Genomförande

4. Administration

5. Optimering.

Bli klokare i de enskilda faserna nedan.

1. Betyg

Det första steget är en grundlig analys av din nuvarande dokumenthantering. Vi samlar in data för att förstå ditt företag - inklusive en professionell granskning av hela din utskriftsmiljö. Genom djupgående analyser, intervjuer och frågeformulär identifierar vi de svagaste aspekterna av din infrastruktur. Resultatet är en rapport som belyser de områden där det kommer att vara möjligt för dig att skära ner på avfall, förbättra arbetsflödet och minska miljöpåverkan.

Analysen påverkar följande viktiga områden:

- Ekonomi: Var spenderas pengarna?

- Apparater och enheter: Din effektivitet, relevans och underhållskostnader

- Arbetsflöden: Kan produktiviteten öka genom bättre programvara?

- Dokument: Hur effektivt och säkert skrivs, lagras, bearbetas och distribueras dokumenten

- Miljöpåverkan: Var kan du spara energi och minska din miljöpåverkan?

2. Design

Det andra steget i genomförandet är att skapa skräddarsydd lösning för ditt företag. Här utformar vi en lösning som är utformad för att uppfylla dina specifika affärsbehov och storleken på ditt företag, budget och mål.

Lösningen är en blandning av hårdvara, mjukvara och processutveckling för att maximera avkastningen på din investering.

 

3. Genomförande

När skräddarsydd lösning som ska genomföras i din verksamhet, till professionell projektledning och högt kvalificerade tekniker se till att du får minsta möjliga avbrott. Vårt mål i denna fas är att ha minst inverkan på ditt dagliga arbete. Därför kan vi även erbjuda att arbeta utanför normal arbetstid, såsom helger, för att säkerställa minsta möjliga störning.

Genomförandet omfattar:

- Professionell projektledning av processen

- Installation av hårdvara och mjukvara av specialister

- Utbildning av anställda för att eliminera fel och kraschar

- Flexibelt genomförande med arbete på helger och utanför normal arbetstid

- Förvaring och miljövänlig avfallshantering

4. Administrering

Som ett företag som du vet förmodligen redan vet att underhåll och påfyllning av din utskrifts- och kopieringslösningar är en viktig del av en fungerande dokumenthanteringsmiljö. Med en MDS-lösning dedikerar vi oss till:

- Underhålla skrivare och multifunktionsmaskiner

- Fjärrövervakning med proaktivt stöd

- Automatisk fyllning av förbrukningsmaterial

- Dedikerat hårdvaru- och mjukvaruunderlag med fokus på maximal prestanda och tillförlitlighet

- Regelbunden återkoppling och tillfredsställelse

Vi erbjuder både support på plats och fjärrstöd som täcker alla dina behov, inklusive automatisk fyllning av förbrukningsmaterial.

5. Optimering

Femte steg i implementeringen är optimeringen av din nuvarande lösning och ett framåtriktat tänkande för framtida behov.

Ditt företag står aldrig stilla - och gör därför inte dina krav på utskrift och dokumenthantering. KYOCERA MDS ständigt analysera dina processer och din MDS-lösning för att leta efter nya sätt att minska kostnaden för tryckning och förbättra dina prestationer.

Optimeringen omfattar:

- Dataanalys: Genom optimeringsanalyser kan vi kvantifiera det ekonomiska värdet av vår service

- skrivare och multifunktionsmaskiner: Se till att dina skrivare och multifunktionsenheter kan följa dina krav

- Miljöpåverkan: Analysera din miljöpåverkan och om de uppfyller målen

- Vanliga feedback och tillfredsställande undersökningar

Du borde göra det här:

Du har ett inflytande på vad du vill ha från din MDS-lösning för dokumenthantering. Ju mer du vill involvera dig i processen, desto mer kommer du att få ut av det. Ditt engagemang kommer att få dina ögon på fördelarna med tjänsten och vad din leverantör av det kan erbjuda dig.

Den faktiska analysprocessen är ett uppenbart tillfälle för dig att arbeta nära din MPS-leverantör. Här är det viktigt att ge så mycket information att leverantören som möjligt, desto bättre och mer anpassade till den slutliga lösningen kommer att bli. Här kan det också vara en bra idé att få insats från företagets anställda för att få sin synvinkel.

I design, implementerings- och ledningsfasen är också bara inblandad för att säkerställa att du är nöjd och kan se perspektiv i alla de föreslagna lösningarna. När båda parter är överens med lösningarna, kommer leverantören att börja implementera dem. Sist men inte minst måste allt underhåll och support riktas mot ditt företag. Du bör alltid kunna fråga om hjälp om du behöver det, samt ha möjlighet att be om ytterligare utbildning om det behövs för att driva ny teknik eller nya enheter.

MDS från KYOCERA

Få reda på varför MDS från KYOCERA hjälper dig att optimera och styra din verksamhet.

Läs mer

Fördelar med MDS

KYOCERA MDS minskar kostnader, pressen på IT-personal samt miljöpåverkan.

Läs mer

Vill du veta mer

om MDS från KYOCERA eller annat?

Kontakta mig
Scroll to top