Hur fungerar MDS?

3 exempel på verkliga världens MDS

Fler och fler företag i hela Europa har insett att effektiv dokumenthantering är en viktig faktor för att hantera ökat tryck på minskade kostnader. Här dyker vi in ​​i exempel på företag som har implementerat lösningen och vilka erfarenheter de har ritat.

Låt oss bara få några fakta på plats:

  •  I genomsnitt använder företagen 12 procent av sin IT-budget på utgifter relaterade till utskrift och kopiering. De 12 procenten exkluderar den återstående dokumenthanteringen. Den stora utgiften, av sin natur, framkallar inte tillfredsställelse i företagen.
  •  Således undersöker endast 21 procent av företagen flera hundra europeiska företags förhållande till dokumenthantering https://www.kyoceradocumentsolutions.eu/index/mds/mds_study.html som är nöjda med kostnaderna för dem skriva ut och kopiera.

Utskrift och kopiering kostar så mycket i företag. Nedan kommer vi att berätta för erfarenheterna från de företag som redan har integrerat MDS i sin verksamhet - och vilken inverkan den har haft på dem.

55 procent minskning av energiförbrukningen

Vem är de? Det brittiska försäkringsbolaget RSA har över 20 miljoner kunder över hela världen och har verksamhet i 130 länder över hela världen. Bolaget har 22 brittiska avdelningar och sysselsätter 7000 personer.

Deras flotta av skrivare och kopiatorer talade över 3000 enheter, och under en period på fem år tryckte de mer än 280 miljoner papper.

Vad var deras problem och vad skulle de göra?

Uppdelning av maskinerna var ett stort problem för RSA, liksom de oroade sig också för dokumentsäkerhet. Deras mål var att involvera de anställda mer och skapa ett system som var effektivare och stabilare.

Vad gjorde KYOCERA MDS?

- Minskade antalet enheter för bara 282 KYOCERA-maskiner.

- Stöd och utbildning för alla anställda genom omvandling med förändringshantering för att säkerställa acceptans av det nya förhållandet mellan enheter per. anställda (från 1: 8 till 1:21).

- Adresserade säkerhetsproblem med ett FollowMe-system som använde RSAs existerande åtkomstkort för att starta utskriftsjobb på de olika enheterna

- Etablerad öppenhet genom att installera övervakning av alla enheter som ger uppdateringar i realtid om status och prestanda för enheterna och kostnaden för toner och liknande

- Implementerad duplexutskrift, där skrivaren skriver ut på båda sidor av papperet

- Integrerad KYOCERA ECOSYS-teknik för att minimera tonerkostnaderna och minska avfallet

 

Vad var resultatet?

- 55 procent minskning av energiförbrukningen

- 25 procent minskning i svartvitt utskrift per månad, 56 procent minskning av färgutskrift per månad

- 17 procent minskning av antalet tryckta sidor tack vare införandet av dubbelsidig utskrift

- Förbättrad tid vid vilken enheter fungerar, till 99,89 procent och minskning av reparationstiden till 5,4 timmar

- Förbättrad dokumentsäkerhet och användartillfredsställelse

- Betydande ekonomiska besparingar

20 procent minskning av antalet utskrifter

Vem är de? Coca Colas kroatiska division, som har funnits sedan 1968 och har cirka 450 anställda med årlig försäljning på cirka 120 miljoner euro årligen. Under årens lopp har Coca Cola Kroatiens flotta av skrivare och kopiatorer blivit alltmer komplicerade med enheter från många olika tillverkare och ingen central förvaltning av dem.

Vad var deras problem och vad skulle de göra?

Den heterogena utskrifts- och kopieringsflottan skapade höga driftskostnader, särskilt i förhållande till underhållet av tonerkonsumtion. Flera funktioner, till exempel skanning och färgutskrift var inte tillgänglig för alla användare, eftersom vissa konsumenter måste gå väldigt långt för att hitta den funktion de behövde.

Vad gjorde KYOCERA MDS?

- Bytt ut hela flotta av apparater endast KYOCERA

- KYOCERA MyQ genomfördes, vilket möjliggjorde kontroll över flottan och övervakade tryckta dokument

- Tillgång till enheterna styrdes av ID-kort och PIN-koder för att säkerställa att dokumenten är säkra

- Skanning och fax via e-post genomfördes också

- Behövs arbetsflödet som var förut, så anställda bör inte vänja sig på ett helt nytt förfarande

- Förvaltningsberättelse, användaranalyser och andra översikter skickas varje månad

Vad var resultatet?

- 15 procent minskning av dokumentkostnader under de första sex månaderna

- 20 procent minskning av antalet utskrifter jämfört med föregående år utan betydande förändringar i affärsmodellen

- Mindre planering och förutsägelser av månads-, kvartals- och årliga budgetar

- Ökad effektivitet när det gäller underhåll och leverans av förbrukningsvaror tack vare endast en leverantör

- Större dokument säkerhet i alla avdelningar

- Betydande högre användartillfredsställelse över Coca Colas kroatiska kontor

38 procent minskning av tryckkostnader

Vem är de? Efes Pilsen. Det turkiska ölbryggeri Efes Beer Group är starkt påtill den lokala ölmarknaden i Turkiet med en marknadsandel på 85 procent. Som Efes har vuxit som ett bryggeri har antalet utskrivnings- och kopieringsenheter ökat, precis som deras utgifter är. Deras kostnadsnivå slutade på en oacceptabel nivå.

Vad var deras problem och vad skulle de göra?

Det största problemet var att nästan alla sina kontorsarbetare hade sina egna personliga skrivare och att många kom från flera olika tillverkare. Generellt sett måste de tre stora företagen lösa sin dokumenthantering och därmed sluta sina utgifter på en oacceptabelt hög nivå.

Vad gjorde KYOCERA MDS bland annat?

 - Optimering av Efes' flotta av skrivare och multifunktionsmaskiner, så antalet reducerades från 450 maskiner av olika märken till 142 nätverks Kyocera maskiner

- Genomförande av KMnet Admin för enkel och effektiv övervakningsanordning och management

- Central tillförsel av alla förbruknings som toners, reservdelar och underhåll av hårdvara styrs av en Kyocera partner

Vad blev resultatet?

- 38 procent minskning i kostnaden för dokumenthåndtering

- drastisk minskning av tiden som spenderas på administration

- effektivitet leverantör i utbudet av förbrukningsvaror 38 procent, precis som antalet krascher har reducerats till ett minimum.

VILL DU VETA MER

om MDS från KYOCERA eller annat?

Kontakta mig

Hur hittar du den bästa lösningen för Managed Document Services?

Hitta den bästa lösningen för din verksamhet
Scroll to top