Allt du behöver veta om Managed Document Services

En väl genomförd och väl analyserad plan för hur dokumenthantering ska fungera i ett företag kan göra underverk för er förbrukning, dokumentsäkerhet och era användares upplevelser. Här går vi igenom vad Managed Document Services (MDS)  är, hur den implementeras och vad ett företag kan vinna på att implementera lösningen.

Vad är MDS?

Innan vi lär dig mer om vad KYOCERA Managed Document Services - även känt som MDS - konkret kan uträtta för ett företag, ska vi kanske börja med att berätta tydliggöra omfattningen av MDS.

Managed Document Services är en lösningsmodell för ett företag eller en organisation, där ett externt specialiserat företag sätter samman maskinvara, programvara, service och strategisk rådgivning för att optimera alla delar av ett företags utskriftsprocesser.

MDS handlar därför inte bara om ett företags utskriftslösning, utan också om hur information skapas och hur företaget hanterar dokument på ett effektivt och säkert sätt.

Vad är den bästa MDS-lösningen?

När du vill hitta den bästa lösningen för ditt specifika företag handlar det om att ställa krav på leverantören, såväl som att undersöka vad du kan förvänta dig att få tillbaka från den enskilda leverantören, om ni väljer att använda deras lösning.

KYOCERA har identifierat de 5 punkter som vi anser att företag bör tänka på för att välja den bästa Managed Document Services-lösningen.

Besparingar

För att en MDS-lösning ska vara bra ska den ge en avsevärd minskning av dina nuvarande kostnader för dokumenthantering.

MDS-leverantören ska kunna granska din nuvarande dokumenthanteringslösning och identifiera de områden där det går att spara utan att äventyra kvaliteten eller användarnas nöjdhet.

Effektivitet

Leverantören ska kunna visa att de kan förbättra effektiviteten i ditt företag. I stället för att spendera tid på skrivarproblem ska medarbetarnas motivation ökas genom att de istället kan använda sin tid på de uppgifter som de faktiskt är anställda för att utföra.

MDS ska skapa bättre arbetsflöden och öka produktiviteten.

Service

Din MDS-lösning ska fungera friktionsfritt och utan problem. Uppstår fel eller problem med er lösning är det viktigt att du vet vem du ska kontakta, och att leverantören finns där för hjälp och lösningar på problemet.

Fokus på miljön

En bra MDS-leverantör håller också ett öga på miljön. Att minska sin miljöpåverkan är avgörande för alla företag och därför ska en MDS-lösning sikta på att genomföra åtgärder som minskar avfallsmängden från dokumenthanteringen. Lösningen ska även bidra till att minska din förbrukning av exempelsvis el och papper.

Säkerhet

Dokumentsäkerhet blir allt viktigare hos företag. Om din MDS-leverantör inte kan förklara hur deras lösning kan förbättra dokumentsäkerheten för ditt företagvska du vända dig till en annan leverantör. Leverantören ska kunna tillhandahålla konkreta verktyg eller tekniklösningar som säkerställer att du har fullständig kontroll över din dokumentsäkerhet.

I artikeln "Hur hittar du den bästa lösningen för Managed Document Services?" kan du läsa mer om hur du hittar den bästa MDS-lösningen.

Fördelar med att implementera MDS

Många företag är missnöjda med sina kostnader för utskrifter, kopiering och dokumenthantering.

Men kostnaden är nödvändigtvis inte det enda irritationsmomentet. Avbrott på enheter, gammal hårdvara och en hög grad av ineffektivitet vid utskrift av ett dokument, kan också skapa irritation när man börjar diskutera dokumenthantering.

Implementering av en MDS-lösning i ditt företag kan hjälpa till att eliminera dessa irritationsmoment.

Nedan undersöker vi vilka fem huvudsakliga fördelar man som företag får vid implementering av MDS.

1. Minskade utskriftskostnader

En minskad förbrukning av exempelvis papper och toner är en av fördelarna med en MDS-lösning, och man kan spara så mycket som 30 procent på användningen av så kallade förbrukningsvaror.

Dessutom kan en MDS-lösning minska energikostnaderna och kostnaderna för service och support.

2. Sparar tid och ansträngning

Ju färre maskiner och leverantörer av utskrifts- och kopieringstjänster, desto färre avbrott och färre leverantörer att förhålla sig till och ha kontakt med.

En MDS-lösning kan hjälpa dig att göra dokumenthanteringen enklare - och därmed frigöra både tid och resurser.

3. Ökar produktiviteten

Inkluderad i en MDS-lösning är ett supportavtal som garanterar att dina enheter hela tiden fungerar optimalt, att föråldrad maskinvara byts ut och den senaste programvaran installeras. Medarbetarna får utbildning i hur man använder de enskilda enheterna. Syftet är så få avbrott som möjligt så att du kan öka produktiviteten.

4. Förbättrar din dokumentsäkerhet

Ett viktigt kontrakt som ligger och skräpar i kopieringsapparaten. En arbetssökandes personuppgifter som är fritt tillgängliga i skrivaren. Dokumentsäkerhet är en viktig punkt i ett företag. Om du väljer en MDS-lösning kan vi hjälpa till att påpeka svagheterna i din dokumentsäkerhet. Till exempel, genom att installera tekniska lösningar som att verifiera sin identitet vid skrivaren med ett åtkomstkort för att kunna skriva ut ett dokument.

5. Minimerar miljöpåverkan

För de allra flesta företag är det ett uttalat mål att minska sin miljöpåverkan. En MDS-lösning stöder detta mål.

Färre onödiga utskrifter och minskad förbrukning av papper, ström och toner bidrar till att påverka miljön mindre än tidigare.

 

Läs mer om de fem fördelarna här.

Hur implementeras MDS?

En analys, en plan och implementering. Det kan vara en kort beskrivning på hur man framgångsrikt implementerar MDS i ett företag.

Om ni som företag har bestämt er för att omvandla er dokumenthantering till en KYOCERA MDS-lösning, behöver ni gå igenom fem olika implementeringssteg.

Nedan går vi kortfattat igenom vad som ingår i de fem olika stegen:

Utvärdering:

Det första steget är en grundlig analys av er nuvarande situation vad gäller dokumenthantering. Hur mycket skriver ni ut? Hur är dokumentsäkerheten? Vilka - och hur många - enheter har ni? Hur är er förbrukning av toner? Hur nöjda är dina anställda med lösningen? Vad kostar lösningen?

Vi samlar in alla data vi kan för att lära oss mer om ditt företag och utskriftsmiljön. Verktygen är bland annat djupgående analyser, intervjuer och enkätundersökningar.

Slutresultatet är en rapport som fokuserar på de områden där ni kan förbättra er nuvarande utskriftsmiljö men även se var den svagaste länken finns.

Design:

Nästa fas är skapandet av den lösningen som vi, på sikt, tror kommer att kunna omvandla dokumenthanteringen för att skapa bättre arbetsflöden, lägre kostnader och en optimerad utskrifts- och kopieringslösning.

Vi utformar en målinriktad och skräddarsydd lösning för just ditt företag och de utmaningar ni har.

Lösningen är vanligtvis en blandning av ny maskinvara, specialiserade programvarulösningar, och förslag till ändrade arbetsflöden.

Implementering:

När planen har utarbetats och du har godkänt den, måste den presenteras och implementeras i ditt företag.

Vi arbetar med professionell projektledning och välutbildade tekniker för att säkerställa att ni störs så lite som möjligt i ert dagliga arbete medan planen införlivas i företaget. En del i detta är bland annat att vi har möjlighet att arbeta utanför normal arbetstid.

I genomförandefasen ingår projektledning av processen, hårdvaru- och programvaruinstallation, utbildning av anställda för att minimera avbrott och fel, samt förvaring och miljövänlig avfallshantering. 

Administration:

När lösningen är helt integrerad i ditt företag, är nästa fas att se till att lösningen fungerar optimalt. Därför hjälper vi till med underhåll och påfyllning av dina skrivar- och kopieringslösningar, fjärrövervakning och en proaktiv support, regelbunden återkoppling och undersökning av kundnöjdheten. Stöd ges både direkt på ditt företag och via fjärrsupport.

Optimering:

Ett företag står aldrig stilla. Ditt företag utvecklas ständigt, och därmed även ditt behov av dokumenthantering. Det sista steget i en MDS-lösning är optimeringsfasen, där vi kontinuerligt analyserar dina arbetsflöden och din MDS-lösning för att säkerställa att de fungerar optimalt och att din inställning passar exakt efter dina behov.

Läs mer om hur en MDS-lösning implementeras i ett företag och de fem steg du ska gå igenom i blogginlägget "5 steg till en bättre utskriftsmiljö: Hur Managed Document Services blir en integrerad del av ditt företag", som du hittar här (LÄNK).

Så fungerar MDS i verkliga livet

Nu har vi presenterat hur MDS fungerar i teorin, men vilken påverkan kan den ha i praktiken när den implementeras i verksamheten?

Låt oss ta ett exempel ur verkliga livet.

Det brittiska försäkringsbolaget RSA hade hamnat i en situation där de, bara i Storbritannien, hade över 3000 skrivare och skrev ut flera miljoner papper varje år. De upplevde stora problem med avbrott av sina enheter och de anställda var oroliga över dokumentsäkerheten.

Lösningen? Vid implementeringen av KYOCERA MDS minskade antalet enheter till 282 KYOCERA-enheter, och de skulle fortsättningsvis använda sitt befintliga åtkomstkort för att påbörja utskriftsjobb på sina enheter.

Resultaten var anmärkningsvärda.

RSA:s brittiska avdelning minskade sin energiförbrukning i samband med dokumenthantering med 55 procent. Samtidigt minskade antalet svartvita utskrifter med 25 procent och färgutskrifterna med 56 procent per månad.

Dessutom upplevde de färre avbrott, större dokumentsäkerhet och stora ekonomiska besparingar.

Men RSA är inte de enda som har erfarenhet av att omvandla sin tidigare utskrifts- och kopieringsmiljö med en optimerad och effektiviserad lösning från KYOCERA.

Om du vill läsa fler exempel klickar du här.

Vill få mer om MDS från KYOCERA

Vi gör en grundlig analys av din dokumenthantering, vilket kan leda till stora besparingar på tid, kostnad och miljöpåverkan.

Ring mig upp

Case studier med MDS

Läs mer från våra fallstudier om hur företag har minskat sina kostnader avsevärt med KYOCERA MDS.

Läs mer

DOWNLOAD VÅRA MDS WHITEPAPER

Den viktigaste drivkraften bakom de flesta MDS-implementeringar är kostnadsreduktion genom att rationalisera tryckflottor och effektivisera dokumentprocesser.

Läs mer i whitepaperet!
Scroll to top