KFS Sekretesspolicy

Senast ändrad: 7 november 2018

Denna Sekretesspolicy ("Policy") gäller företaget KYOCERA Document Solutions i det land där ditt företag använder KYOCERA Fleet Services ("KFS"). Om KYOCERA Document Solutions inte finns i det land där ditt företag använder KFS, gäller denna deklaration för KYOCERA Document Solutions Europe B.V. En lista över tillämpliga bolag inom KYOCERA Document Solutions finns under rubriken "Utöva dina rättigheter och kontakta oss”.

Denna Policy gäller insamling av personuppgifter av KYOCERA Document Solutions kopplat till KYOCERA Fleet Services.

INLEDNING

KYOCERA Fleet Services är en kraftfull, webbaserad tjänst för att utföra enhetshantering och fjärrunderhåll inom ett företags printflotta. KYOCERA Fleet Services gör det möjligt för företag och deras servicepersonal att se enhetsstatus, snabbt och enkelt identifiera och hantera problem och genomföra viktiga underhållsuppdrag, från vilken plats som helst.

I denna Policy kommer vi att förklara följande i detalj:

VARFÖR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER (SYFTE)?

  1. Fakturering och hantering av förbrukning. Räknarinformation för ditt företags enhet(er) delas i faktureringssyfte och för hantering av förbrukning.
  2. Användarkontohantering. Ditt företag kan direkt eller indirekt ha försett oss med ditt namn och din e-postadress så att vi kan konfigurera och hantera ett användarkonto åt dig. Observera att vi tillhandahåller denna tjänst som registerförare enligt våra Villkor för Databehandling, tillgängliga på www.kyoceradocumentsolutions.eu.
  3. Enhetshantering. Konfigurering och underhåll av enheten, säkerhetsinställningar, tillgångshantering, allmänna administrativa uppgifter (till exempel att lägga till och ta bort enheter). Observera att vi tillhandahåller denna tjänst som registerförare enligt våra Villkor för Databehandling, tillgängliga på www.kyoceradocumentsolutions.eu.
  4. Fjärråtkomst. I enskilda fall och efter att användaren specifikt accepterat detta skapas loggfiler med enhetsdata och skickas till KFS-servern och används för fjärrunderhåll av den aktuella enheten. Observera att vi tillhandahåller denna tjänst som registerförare enligt våra Villkor för Databehandling, tillgängliga på www.kyoceradocumentsolutions.eu.
  5. Kvalitetsförbättring. Enhetsdata, inklusive IP-adress och Serienummer för enheten, används för att förbättra enhetens och förbrukningsvarans kvalitet och tillförlitlighet samt system- och nätskalbarhet.

PÅ VILKEN RÄTTSLIG GRUND BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGITER?

Den rättsliga grunden för att behandla din personliga information för syftena under A och E är att vi har ett legitimt affärsintresse att göra det. Detta är anledningarna:

För ändamål (A) har vi ett berättigat intresse att ha en kontaktperson tillgänglig för fakturering och försörjning.

För ändamål (E) måste vi kunna bedöma och förbättra systemets pålitlighet, kvalitet och prestanda och kundens Kyocera-enheter.

För ändamål B-D fungerar vi som registerförare å dina vägnar enligt våra Villkor för Databehandling, tillgängliga på www.kyoceradocumentsolutions.eu.

Vi har gjort en noggrann bedömning av dina grundläggande rättigheter och friheter och våra legitima affärsintressen och övervakar kontinuerligt balansen. Skulle du ändå ha invändningar mot behandlingen av din personliga information baserat på vårt legitima affärsintresse, se avsnittet "Dina rättigheter" nedan.

VEM DELAR VI DINA PERSONUPPGIFTER MED?

Dina personuppgifter ska endast delas med:

  • KYOCERA Document Solutions Europe B.V. (Nederländerna) för användarkontohantering och kvalitetsförbättring
  • KYOCERA Document Solutions Inc. (Japan) i syfte att förbättra kvaliteten och hantera KFS-plattformen och data
  • Den externa KFS-värdleverantören i Nederländerna (Microsoft Azure-region Västeuropa)
  • Den externa tjänsteleverantören i syfte att förbättra kvaliteten på KYOCERA-produkter och tjänster
  • I den utsträckning som vi är skyldiga enligt lag, förordning eller domstolsordning att avslöja din personliga information, kan vi behöva dela dina personuppgifter i enlighet med den lagen, förordningen eller domstolsordningen.

INTERNATIONELLA ÖVERFÖRINGAR

När vi överför (se ovan vem vi delar dina personuppgifter med) dina personuppgifter till ett land, som inte ger en adekvat skyddsnivå i nationell lagstiftning enligt Europeiska kommissionen, har vi säkerställt denna adekvata skyddsnivå genom att komma överens om ytterligare lämpliga skyddsåtgärder med det gruppföretaget eller tredje part genom de Standardskyddsklausuler som antagits av Europeiska kommissionen. En lista över länder som har säkerställt en adekvat skyddsnivå enligt Europeiska kommissionen finns här.

När vi använder tjänsteleverantörer från USA har en sådan USA-baserad tjänsteleverantör registrerat sig för att vara med på listan EU/USA:s sekretesskydd och varit självcertifierad vid USAs handelsdepartement. Mer information om Europeiska kommissionens beslut om huruvida EU/USAs sekretesskydd är lämpligt kan hittas här.

Alternativt kan vi fråga dig om ditt uttryckliga samtycke till den föreslagna överföringen. Du kan begära en kopia av Standarddataskyddklausulerna genom att skicka ett mail till oss och motivera din förfrågan.

HUR LÄNGE BEHÅLLER VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Om möjligt har vi fastställt särskilda lagringsperioder för att behålla dina personuppgifter. Dessa specifika lagringsperioder anges nedan, annars kommunicerar vi dessa till dig vid eller innan påbörjad behandling av dina personuppgifter.

Där det inte är möjligt för oss att hålla oss till satta lagringsperioder har vi nedan angivit de kriterier som vi använder för att bestämma lagringsperioderna.

Specifika lagringsperioder

Syfte (A) Användarkontohantering. Vi ska behålla dina personuppgifter relaterade till ditt användarkonto så länge du har ett aktivt användarkonto hos oss. Inaktiva användarkonton ska raderas ett år efter senaste användningen. Det finns ingen skyldighet för dig, från vår sida, att ha ditt konto. Om du inte loggar in för första gången inom 30 dagar efter skapandet av kontot raderar vi det. Du kan alltid begära att vi tar bort ditt användarkonto. I så fall ska vi radera ditt användarkonto inom 30 dagar efter din förfrågan.

Syfte (B) Fakturering och försörjningshantering. All (personlig) information kopplat till detta ändamål ska hållas under en period av 6 år (företagsinformation) eller 10 år (bokföringsinformation).

Syfte (C och D) Enhetshantering och fjärråtkomst Vi raderar loggfilerna ett år efter skapandet. När serviceingenjören kommer över enhetens adressbok under en fjärransluten underhållssession ska ingen information lagras från adressboken.

Kriterier för bestämning av lagringsperioder

Under andra omständigheter använder vi följande kriterier för att bestämma den tillämpliga lagringstiden:

  • Bedömningen av dina grundläggande rättigheter och friheter
  • Syfte med behandlingen av dina personuppgifter. Vi ska inte behålla dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för det syfte vi samlade in dem för.
  • Alla relevanta branschmetoder eller uppförandekoder för att behålla personuppgifter
  • Nivån på risk och kostnad i samband med att behålla dina personuppgifter (korrekta och aktuella)
  • Om vi har en giltig laglig grund för att behålla dina personuppgifter
  • Karaktär, omfattning och sammanhang för behandlingen av dina personuppgifter och vårt förhållande till dig.
  • Övriga relevanta omständigheter som kan gälla.

Under alla omständigheter ska vi behålla dina personuppgifter i enlighet med gällande rättsliga krav och vi ser periodiskt över de personuppgifter vi har.

VILKA TEKNISKA OCH ORGANISATORISKA ÅTGÄRDER VI HAR VIDTAGIT

Vi tar säkerheten för dina personuppgifter på högsta allvar och vidtar alla rimliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter från förlust, missbruk, stöld, obehörig åtkomst, avslöjande eller modifiering.

I våra kontinuerliga ansträngningar för att uppnå yttersta säkerhet har alla företag inom KYOCERA Document Solutions som namnges i denna Policy förvärvat certifikatet ISO/IEC 27001 för Styrningssystem för Informationssäkerhet. Dessutom har KYOCERA Document Solutions Inc., särskilt för KFS-tjänsten, förvärvat certifieringen ISO/IEC 27017, vilken säkerställer ytterligare informationssäkerhetskontroller som är tillämpliga på tillhandahållandet av KFS.

DINA RÄTTIGHETER

Du har vissa lagliga rättigheter som vi önskar informera dig om.

Åtkomst. Du har rätt att bli informerad om huruvida vi behandlar dina personuppgifter eller inte och till relaterad information om den behandlingen.

Rättelse. Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade eller kompletterade av oss utan onödigt dröjsmål. Om du har skapat ett konto hos oss har du möjlighet att korrigera eller komplettera dina personuppgifter själv.

Rätt att bli glömd. Du har rätt att få dina personuppgifter avlägsnade av oss utan onödigt dröjsmål. Denna rättighet är begränsad till specifika skäl, till exempel om du har återkallat ditt samtycke eller om du invänder och det inte finns några tvingande legitima skäl för oss att uppehålla behandlingen. Om du har ett konto hos oss har du i många fall möjlighet att radera ditt konto själv, i vilket fall all personlig information tas bort permanent.

Begränsning av behandling. Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter baserat på specifika skäl. Dessa är (1) tiden för oss att verifiera riktigheten av dina personuppgifter på din förfrågan, (2) istället för radering av olaglig behandling, begär du begränsning av användningen istället (3) du behöver personuppgifter i rättsliga förfaranden eller (4) vi kontrollerar om våra legitima grunder åsidosätter din invändning mot behandlingen.

Rätt till invändningar. Du har rätt att när som helst göra invändningar mot vår behandling av dina personuppgifter om sådan behandling är (1) baserad på vårt legitima intresse (inklusive att göra en profil av dig baserat på ditt samtycke); (2) för direkt marknadsföring eller (3) som är nödvändiga för utförandet av en uppgift som utförs i allmänhetens intresse eller myndighetsutövande belägen hos oss. Vi ska upphöra att behandla dina personuppgifter baserat på din invändning, såvida vi inte visar övertygande legitima skäl som strider mot dina intressen, rättigheter och friheter eller om vi behöver dina personuppgifter i rättsliga förfaranden.

Dataförflyttning. Vi är skyldiga att informera dig om din rätt att få dina personuppgifter från oss så att du kan överföra dessa personuppgifter till en annan tjänsteleverantör. För KFS betyder det att vi på din förfrågan kommer att förse dig med dina personuppgifter relaterade till ditt användarkonto. Det innehåller inte någon enhetsdata, inklusive data som skickades till oss i en loggfil.

Återkallande av samtycke. Om du har gett oss dina personuppgifter utifrån ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla sådant samtycke. Du kan göra det genom att avprenumerera från tjänsten som du har prenumererat på, om så är tillämpligt. Du kan också göra det genom att skicka ett mail till den tillämpliga sekretessens e-postadress enligt nedan. Vi ska då permanent ta bort dina personuppgifter från vår databas.

Inlämna ett klagomål. Du har rätt att lämna in ett klagomål hos en tillsynsmyndighet, särskilt i ditt hemland, gällande vår behandling av dina personuppgifter. Du kan hitta en komplett lista över tillsynsmyndigheter här.

UTÖVA DINA RÄTTIGHETER OCH KONTAKTA OSS

På KYOCERA Document Solutions har vi ett professionellt nätverk inom sekretess tillgängligt, inklusive Dataskyddsombud, för att hjälpa dig med dina frågor. Om du vill utöva någon av dina rättigheter eller har en fråga om detta dokument, kontakta oss via e-post eller skicka ett brev till det tillämpliga företaget inom KYOCERA Document Solutions i listan nedan. Om ditt land inte är listat, kontakta vår grupp Dataskyddsombud:

KYOCERA Document Solutions Europe B.V.

Attn.: Data Protection Officer

Bloemlaan 4

2132 NP  Hoofddorp

The Netherlands

e: privacy@deu.kyocera.com

 

België/Belgique/Belgien

KYOCERA Document Solutions Belgium N.V.

Attn.: Data Protection Officer

Sint-Martinusweg 199-201

1930 Zaventem

e: privacy@dbe.kyocera.com

Ceska Republica

KYOCERA Document Solutions Czech, s.r.o.

Attn.: Data Protection Officer

Harfa Office Park Českomoravská 2420/15

Praha 9, 190 00

e: privacy@deu.kyocera.com

Danmark

KYOCERA Document Solutions Danmark A/S

Attn.: Data Protection Officer

Eljby Industrivej 60

2600 Glostrup

e: privacy@ddk.kyocera.com

Deutschland

KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH

Attn.: Data Protection Officer

Otto Hahnstrasse 12

40670 Meerbusch

e: datenschutz@dde.kyocera.com

España

KYOCERA Document Solutions España SA

Attn.: Data Protection Officer

Avenida Manacor 2, Parque Rozas, 28290 Las Rozas, Madrid

e: privacy@des.kyocera.com

Finland

KYOCERA Document Solutions Finland oy

Attn.: Data Protection Officer

Atomite 5 C, 4 krs

00370 Helsinki

e: privacy@dfi.kyocera.com

France

KYOCERA Document Solutions France S.A.S.

Attn.: Data Protection Officer

Parc Technologique Route de l’Orme

91195 Saint Aubin

e: privacy@dfr.kyocera.com

Italia

KYOCERA Document Solutions Italy S.P.A.

Attn.: Data Protection Officer

Via Monfalcone 15

20132 Milan

e: privacy@dit.kyocera.com

Nederland

KYOCERA Document Solutions Nederland B.V.

Attn.: Data Protection Officer

Beechavenue 25

1119 RA Schiphol-Rijk

e: privacy@dnl.kyocera.com

Österreich

KYOCERA Document Solutions Austria GmbH

Attn.: Data Protection Officer

Wienerbergstrasse 11

Turm A, 18. OG, 1100, Vienna

e: privacy@dat.kyocera.com

Portugal

KYOCERA Document Solutions Portugal Lda.

Attn.: Data Protection Officer

Ruaa do Centro Cultural 41

1700-106 Lisbon

e: privacy@dpt.kyocera.com

Россия

KYOCERA Document Solutions Russia L.L.C.

Адресат: Ответственный по защите персональных данных

Shchepkina Street, Building 51/4, Block 2

129110 Moscow

e: privacy@deu.kyocera.com

Sverige

KYOCERA Document Solutions Nordic AB

Att: Data Protection Officer

Box 1273

164 29 Kista

e: privacy@dnr.kyocera.com

South Africa

KYOCERA Document Solutions South Africa Pty. Ltd.

Attn.: Data Protection Officer

Hertford Office Park, 90 Bekker Road CNR Allandale, Vorna Valley, 1682

e: privacy@deu.kyocera.com

Turkiye

KYOCERA Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş

Attn.: Data Protection Officer

Altunizade Mah. Prof. Fahrettin Kerim Gökay Cad.

No:45 34662 ÜSKÜDAR İSTANBUL

e: privacy@deu.kyocera.com

United Kingdom

KYOCERA Document Solutions (U.K.) Limited

Attn.: Data Protection Officer

Eldon Court 75-77 London Road, Berkshire

RG1 5BS Reading

e: privacy@duk.kyocera.com

 

Observera att vid utövandet av dina rättigheter kan vi be dig att fylla i ett förfrågningsformulär. Vi ska sedan informera dig om processen att hantera din förfrågan.

ÄNDRINGAR I DETTA DOKUMENT

Om vi ändrar detta dokument publicerar vi det på vår hemsida med ett reviderat datum för publicering och, om så är relevant, meddelar dig om det ändrade dokumentet via ditt användarkonto.

ANNAN KYOCERA SEKRETESSPOLICY

Utöver denna policy finns det en policy för sekretess online, tillgängligt på kyoceradocumentsolutions.eu.

Scroll to top